Цикл Деминга — Управление проектами

Что из себя представляет цикл деминга

Итак, цикл Деминга — это цикличный алгоритм, состоящий из четырёх шагов. По первым буквам шагов, его ещё называют PDCA. Иногда название третьего этапа меняют, и PDCA превращается в PDSA, но мы остановимся на самом популярном — первом варианте.

Как улучшить продукцию или услугу? что такое цикл pdca?

Планирование (Plan)

В заключительной части этого этапа вам необходимо будет в количественном выражении описать ваши ожидания: что должно произойти, если идея сработает, и ваша проблема будет решена. Вы вернетесь к этому пункту на этапе «Проверка».

Выполнение (Do)

Определив потенциальное решение, протестируйте его на небольшом пилотном проекте. Это даст вам возможность понять, позволяют ли предложенные изменения добиться желаемого результата. Если нет, то они, как минимум, не нанесут масштабного урона. К примеру, вы можете организовать тестирование в отдельно взятом отделе, в ограниченном географическом регионе или с привлечением определенной демографической категории людей.

По мере реализации пилотного проекта вам необходимо будет собирать данные, чтобы понять, сработали ли изменения или нет. Эта информация понадобится вам на следующем этапе.

Проверка (Check)

На данном этапе вы анализируете результаты своего пилотного проекта, сравнивая их с ожиданиями, которые вы определили на этапе №1. Если результаты не совпали с ожиданиями, необходимо вернуться к этапу №1. Если же все сработало как надо, переходите к этапу №4.

В теории вы можете опробовать сразу несколько изменений и неоднократно повторить выполнение этапов «Планирование» и «Выполнение». В любом случае, не соглашайтесь на неудовлетворительные результаты – переходите к заключительному этапу («Действие») только тогда, когда вы искренне ими довольны.

Действие (Act)

На этом этапе вы реализуете свое решение. Но помните, что PDCA / PDSA – это цикл, а не процесс, у которого есть начало и конец. Это означает, что ваш усовершенствованный бизнес-процесс или продукт может стать новой отправной точкой, с которой вы начнете очередной цикл оптимизаций, нацеленных на то, чтобы сделать продукт или сервис еще лучше.

Выполнение.

С одной стороны всё просто – делайте то, что было вами запланировано. На деле как мы сталкиваемся с так называемым «человеческим фактором». К сожалению сотрудники не всегда придерживаются плана, даже если сами его составляли.

Ежедневные собрания

Тайминг — 1 раз в день на 30 минут. Главная польза от них – эффект от функции «push», когда вы ежедневно влияете на ситуацию и можете увеличивать конверсию. Цель совещания — подвести итоги за прошлый день, утвердить план на текущий день и взбодрить сотрудников.

Возможно, кто-то думает, что ежедневные собрания для отдельных сфер бизнеса – трата времени и непозволительная роскошь. Особенно если речь идет о сегментах: B2B, B2P, B2G. Если у вас длинные сделки, то обсуждайте с менеджерами не планы по оплате, а движение по этапам бизнес-процесса продаж.

Тематические блоки ежедневных собраний

• Контроль наличия, обсуждение и утверждение плана на день.
• Подведение итогов прошедшего дня;
• Анализ успехов и неудач предыдущего дня;
• Обсуждение KPI.

Еженедельные собрания

Тайминг – 1 – 1,5 часа. Основная задача — контроль итогов недели, поддержка «боевого» настроения персонала и оглашение планов по каждому продавцу.

Тематические блоки еженедельных собраний

► 1. Работа над ошибками. Каждый продавец получает обратную связь и четкие рекомендации относительно своей работы. Все советы опираются непосредственно на кейсы с неудачами из прошлой недели.

► 2. Оглашение планов на неделю по пайплайну: задачи по сделкам и оплаты с конкретными датами. Руководитель отдела ориентируется на предоставленные менеджерами отчеты по форме «план на неделю».

► 3. Обсуждение промежуточных результатов конкурсов среди менеджеров или подведение их итогов с награждением отличившихся.

► 4. Анализ выполнения ключевых показателей эффективности – KPI: звонки, встречи презентации.

► 5. Обучение конкретных сотрудников или группы в соответствие с их «проблемными» зонами.

Записи, связанные с человеком:

• TWI. Пропущенный урок
• О системном подходе в управлении
• Философия и технология Деминга
• Бережливые транспортные системы
• «Lean-эстафета» — интервью с участниками Лин Саммита 2022. Екатерина Елетина
• Бережливое производство — это менеджмент, каким он должен быть
• Интервью с гуру. Джим Вумек впервые в России
• Новый подход к организации строительства — Часть 2 (Цели достижимы — если все делать правильно)
• Операциональные определения. Открытый вебинар
• ISO 9001 – возможности или потери?
• Сергей Обозов: у Производственной системы Росатом отечественные корни
• Мотивация и стимулирование при внедрении TQM, и не только…
• По разные стороны баррикад
• А. Гастев, Э. Деминг, Т. Оно, С. Синго или М. Имаи? Кто станет лицом премии?
• Toyota — секрет её величия. Тойодаизм
• Победители выбирают бережливое производство!
• Студенческий кайдзен

←Генри Форд (Henry Ford)

Алексей Гастев (Aleksei Gastev)→

Книги:

• Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдвардса Деминга
• Выход из кризиса: новая парадигма управления людьми, системами и процессами

Корректировка.

На данном этапе вам необходимо внести корректировку, которая поможет осуществить новое планирование. Вам важно понять как исходя из имеющегося опыта выполнения данной задачи, улучшить её выполнение в следующий раз.

Осмысленное выполнение PDCA цикла приводит к улучшению качества выполняемой работы, а так же значительно помогает сократить затраты. Хотя выполнение самого цикла это неизбежность и он будет выполняться постоянно, далеко не все понимают насколько можно повысить эффективность при внесении изменений и новых практик.

Планирование.

Этап планирования должен нести ответы на вопросы «что делать?» и «как делать?». Вам нужно не только определить цели и желаемый результат. Но и понять какие ресурсы, в том числе и временные, необходимо задействовать для достижения поставленных целей. На этом этапе так же стоит предусмотреть форс-мажоры и все возможные варианты развития ситуации. Этап планирования имеет огромное значение, это своеобразный фундамент успешно выполненной задачи.

Похожие:

Руководство, инструкция по применению

Инструкция, руководство по применению

Преимущества цикла деминга

У итеративного подхода к оптимизации минусов не так много — разве что затраты времени. А вот плюсов куда больше:

Итак, цикл Деминга или PDCA-цикл — итеративный подход к работе над задачами, который помогает анализировать возможные риски, отслеживать рабочие процессы и корректировать их, не пуская ситуацию на самотёк. Главное, помни, что PDCA не может завершиться — как только закончился один цикл, начинается другой. Потому что нет предела совершенству, а показатели твоего проекта всегда могут быть ещё лучше.

Признание деминга на западе

Работа Э. Деминга в Японии в конце 40—50-х годов предопределила вывод Японии на путь лидерства в международном производстве и бизнесе. Последующая работа Деминга и его сподвижников в Соединенных Штатах и других странах была попыткой изменить стиль западного менеджмента.

Однако эта попытка основывалась больше на менеджменте, чем на статистике. Многие идеи и предложения вошли в его книгу «Out of Crisis», впервые опубликованную в 1982 г. издательством Cambridge University Press. Деминг постоянно улучшает и шлифует свои идеи, творчески воспринимает идеи других, а потому весьма затруднительно четко выделить собственно его концепции.

Сам д-р Деминг подчеркивает, что ни одно предложение или глава его книги не могут полностью выразить любой из его 14 фундаментальных принципов

Однако он возлагал огромную ответственность на менеджмент и подчеркивал его важность как на индивидуальном, общественном уровне, так и на уровне компании. В частности, говоря о необходимости трансформации американского менеджмента в 80-е годы, он утверждает:

Каков же выход для менеджмента?

Хотя внедрение статистических методов, современных методов контроля качества, компьютеризация и роботизация призваны играть свою роль, не в них лежит решение проблемы.

Только преобразование менеджмента и взаимодействие правительства с промышленностью могут остановить спад.

Доктор Э.Деминг является автором своего варианта теории управления качеством, в которой статистические методы — лишь инструмент, а главное — философия нравственности, основанная на уважении к работнику как к личности, вовлеченность в процесс решения текущих проблем всех сотрудников компании, создание психологической атмосферы, искореняющей страх и создающей почву для раскрытия творческого потенциала человека.

Использованы материалы книги «Всеобщее качество в российских компаниях», сайта Ассоциации Деминга и Википедии.

Применение 14 принципов деминга

Деминг также выделил 5 «смертельных заболеваний», которым подвержены большинство компаний, ориентируясь на опыт работы американских и европейских компаний.

1. Нет постоянных целей;
2. Погоня за сиюминутной выгодой;
3. Массовые системы аттестации и ранжирования персонала, которые не выполняют своих изначальных функций;
4. Бессмысленная ротация руководителей;
5. Повсеместное использование исключительно количественных показателей для оценки различных сфер деятельности компании.

Следствием таких проблем может быть низкая мотивация, отказ от обучения, приверженность используемым технологиям, узкий взгляд на вопросы и т.д.

Применение принципов Деминга, согласно его концепции, включает 7 этапов:

Применение pdca цикла.

Для того чтобы понять как применять PDCA цикл на практике давайте сначала разберём его по пунктам.

Принципы проведения эффективных совещаний по циклу деминга

► 1. Собрания не должны быть «посиделками» с коллегами. Их нужно проводить быстро и рассматривать все вопросы по существу.

► 2. Всех сотрудников важно собирать вместе. Здесь действует психология человека — он работает лучше, если другие знают о его успехах и неудачах. Это стимулирует его к действиям.

► 3. Планерки нужно проводить один раз в день и еще 2−3 раза собирать менеджеров, чтобы быстро обсудить контрольные точки. Это должны быть короткие пятиминутки — желательно в 11.00, 14.00, 16.00. Тогда руководитель сможет скорректировать действия менеджеров и выполнить дневной план продаж.

Например, менеджер заявляет, что клиент не может оплатить услуги или товар, так как его бухгалтер заболел. Руководитель может подсказать и направить сотрудника: «Узнай, кто у них работает вместо бухгалтера, кто выполняет его обязанности». Или «клиент не берет трубку» — «напиши смс или позвони с другого номера». Так и работает цикл Деминга — сделали, не получилось, корректируем действия, двигаемся дальше.

Представьте две конкурирующие компании. В одной из них руководитель встречается с менеджерами каждый день, другой — раз в неделю. Задумайтесь, какая из них будет успешнее: та, в которой в результате ежедневных обсуждений изменили стратегию действий 21 раз за месяц или та, в которой ее поменяли только 4 раза?

► 4. На совещании важно подвести промежуточные итоги по выполнению плана продаж, обсудить дальнейшие шаги, задать настроение на весь рабочий день, провести работу над ошибками. То есть пройтись по каждому этапу цикла Деминга.

► 5. Стоит определить четкий порядок проведения собраний:

• Факт за вчера (по каждому сотруднику и отделам);
• План на сегодня (по каждому сотруднику и отделам);
• Что сделать, чтобы повторить успех или не повторять действие, связанное с неудачей;
• Итоги по промежуточным показателям эффективности в разрезе выполнения месячного плана.

► 6. На собраниях руководитель должен записывать всё, что говорят сотрудники: когда и сколько клиент заплатит, сколько звонков, встреч уже сделано, какие результаты, на каких стадиях переговоров находятся разные сделки. Для строго учёта необходимо иметь лист с записями с прошлого собрания — тогда будет виден результат.

► 7. Все цифры по плану/факту продаж нужно отображать визуально, например, с использованием Dasnboard (доски). Это поможет всем сотрудникам видеть полную картину, свое место и свои результаты в сравнении с остальными. Использование Dasnboard мотивирует менеджеров на улучшение результатов.

► 8. После собрания желательно отправить каждому сотруднику скорректированный план действий, чтобы он понимал, что на нем лежит ответственность за его выполнение.

Проблемы при внедрении tqm

Существует несколько проблем, которые должны быть устранены в организации для успешной реализации TQM. Небрежное отношение к ликвидации этих проблем могут не только воспрепятствовать применению TQM, но и постепенно уничтожить саму организацию.

Управление только главной линией. Организация, которая заботится только о главной линии развития и управляет исключительно цифрами, обречена на провал. Управление — это тяжелая работа; менеджер, который полагается только на цифры, упрощает свою задачу.

Оценка деятельности на основе системы количественных показателей. Оценка, использующая систему количественных показателей, отчеты, рейтинги или ежегодные обзоры достижений, иногда приводит к классификации, вынужденным квотам и другим ранжирам, вызывающим нездоровую конкуренцию, нарушающим командную работу в пределах организации.

Акцент на получении краткосрочных выгод. Если работник в прошлом имел опыт получения быстрых прибылей, он будет стараться и дальше работать в этом же ключе. Руководство же должно убедить сотрудников, что организации следует отдать предпочтение длительному и стабильному росту и совершенствованию, а не краткосрочным выгодам.

Отсутствие стратегии. Если в организации нет никакой последовательности реализуемых целей, работники организации будут чувствовать неуверенность в возможности своего постоянного профессионального и карьерного роста. Организация должна иметь постоянно реализуемый стратегический план, в котором должно быть уделено место и вопросам повышения качества.

Текучка кадров. Если в организации наблюдается высокая текучесть кадров, это указывает на серьезные проблемы. Ликвидация первых четырёх проблем может помочь преодолеть и эту

Руководство должно принять меры, чтобы работники почувствовали себя важной частью не отчужденной организации, а единой команды.

Проверка.

На этапе проверки необходимо сравнить полученный результат с запланированными целями. Так же важно оценить, сколько ресурсов было затрачено. Для объективности и лучшей измеримости результатов лучше всего использовать KPI показатели, чем конкретней и измеримей цель, тем проще оценивать полученный результат.

Пятиминутки

Тайминг — 3 раза в день по 5 минут с отдельными сотрудниками. Пятиминутки необходимы для оперативной коррекции результата дня. Как правило, их проводят раз в три часа.

Развитие концепции демингом

улучшении качествацикла PDCA: планированиепроверка

Есть еще другая версия, которая более предпочтительна для Деминга – PDSA:Plan – Планируй.Do – Сделай. Деминг рекомендует, чтобы «Шаг 2» проводился в малом масштабе: достаточно большом, чтобы получить полезную информацию, но не больше, чем необходимо на тот случай, если дела не пойдут удачно.Study – Изучи.

Act – Действуй. За «Шагом 4» может последовать еще один проход по кругу, с использованием полученных знаний, или в связи с намеренно измененными требованиями, чтобы узнать еще больше или, напротив, это может быть последним шагом решения – принять или отклонить План.

Метод и цикл Шухарта-Деминга, который чаще называют циклом Деминга, обычно иллюстрируют схемой управления любым процессом деятельности, в том числе и процессом управления качеством.В отличие от системы Тейлора, использование которой часто порождает конфликты из-за того, что четыре функции выполняются разными группами людей, система Шухарта-Деминга сводит все фазы внутрипроизводственного цикла в единый процесс, и они становятся элементами общей командной работы.

Теория качества фейгенбаума

Арманд Фейгенбаум разработал теорию комплексного управления качеством. Основная идея которой — всеобщее управление качеством, которое затрагивает все стадии создания продукции и все уровни управления предприятием при реализации технических, экономических, организационных и социально-психологических мероприятий.

В японском варианте комплексного управления качеством, автором которого является Каору Исикава, можно выделить следующие концептуальные положения:

1. Основной чертой является участие работников в управлении качеством;
2. Необходимо введение регулярных внутренних проверок функционирования системы качества;
3. Непрерывное обучение кадров;
4. Широкое внедрение методов статистического контроля.

В целом, независимо от концепции, TQM базируется на двух основных механизмах: контроль качества (Quality Assurance — QA) и повышение качества (Quality Improvements — QI). Контроль качества — поддерживает необходимый уровень качества, то есть предоставление компанией чётких гарантий в качестве данного товара или услуги.

Цикл pdca

Аббревиатура PDCA расшифровывается так:

• P – Plan – планируй
• D – Do – выполняй
• С – Check – проверяй
• A – Act – воздействуй

Цикл PDCA

Смысл цикла PDCA в циклическом повторении процесса принятия решений – при этом данный подход представляет собой довольно простой алгоритм действий, которые в совокупности представляют мощный управленческий инструмент по достижению целей.

1. Планирование подразумевает определение целей, задач и необходимых действий для выполнения задач и достижения поставленных целей;
2. Выполнение – это непосредственное выполнение запланированных действий;
3. Проверка – включает сбор информации, контроль проделанной работы на основе измеримых показателей, оценку прогресса по достижению цели, выявление отклонений от плана, установление и анализ причин отклонений;
4. Воздействие также понимается, как управление, корректировка и действие – в данный этап включается реализация определенных мер, которые позволят устранить выявленные отклонения, причины этих отклонений, изменить план и перераспределить ресурсы.

Деминг несколько модифицировал цикл PDCA и доработал саму концепцию процесса принятия решения.

Цикл деминга или pdca

Цикл PDCA помогает решать проблемы и внедрять их решения последовательно и методично. Четыре этапа цикла позволяют добиться максимально качественного результата.