Рубероид РКК: РКК 400, 420А и 420Б, их расшифровка и технические характеристики по ГОСТу, использование для крыши и других сфер

Присоединить электронный файл в РКК документа можно следующим способом:

1. если документ поступил в бумажном виде, то сначала необходимо его зарегистрировать, затем отсканировать (см. раздел 4.9.4. «Сканирование бумажного документа»);

2. открыть закладку «Содержание» (Рис. 24);

Рисунок 24. Вкладка «Содержание»

3. нажать кнопку «Присоединить» система предложит список «Папок»;

4. выбрать диск, папку, выделить файл, который требуется вложить и нажать на кнопку «Открыть».

Примечание. В случае если необходимо сохранить вложения, которые прикреплены в документе, необходимо указать интересующие вложения и нажать на кнопку «Сохранить».

В БД «Корреспонденция», при выставленном флаге «ДСП» вкладка «Содержание» скрыта (Рис. 25)

Рис. 25 Содержание скрыто

Примечание. В случае если Пользователь присоединил вложение, после чего установил гриф ДСП, система выдает сообщение: «невозможно установить гриф ДСП, так как в документе содержится вложение». Рассмотрение и прохождение входящей корреспонденции

После того, как регистратором были произведены процедуры регистрации и отправки документа на исполнение, РКК входящего становится доступной для пользователей (как правило – руководителей), которые указаны в поле «Кому адресовано».

Руководитель рассматривает документ и создает свою резолюцию. В резолюции указываются руководители структурных подразделений, которым необходимо передать документ на исполнение (см. раздел 4.1.12. «Создание РК Резолюции»).

…

После внесения в систему резолюции, документ необходимо сохранить.

Руководитель структурного подразделения после рассмотрения документа также вносит резолюцию, в котором указываются сотрудники-исполнители, а также ответственный исполнитель.

1 — «КР» – карточка резолюции.

По каждой из карточек отображается следующая информация:

2 — дата и время создания документа (резолюции)

3 — фамилия автора резолюции

4 — фамилия ответственного исполнителя

5 — в круглых скобках фамилии соисполнителей

6 — срок исполнения

7- текст резолюции

Рисунок 26. Сведения о регистрационных карточках

Следующим этапом работы с РКК Входящего документа является получение исполнителем РК Резолюции. Если исполнитель является конечным исполнителем документа, то он должен создать карточку исполнения (см. раздел 4.1.17. «Создание РК Исполнения»).

Создание РК Резолюции

РК Резолюции создается либо автором резолюции, либо регистратором, либо секретарем приемной руководителя, либо делопроизводителем, либо помощником.

Резолюцию можно создать двумя способами:

· установить курсор на выбранный документ и нажать кнопку «Резолюция» на панели действия представления;

· открыть поступившее поручение и нажать на кнопку «Резолюция (Рис. 27).

Рисунок 27. Форма РК Резолюции

Внести необходимую информацию такую как, автор резолюции (по необходимости), внешний автор резолюции (при необходимости), текст резолюции, внутренних и внешних исполнителей, ответственного исполнителя и срок исполнения.

Примечание: Пользователю с ролью SuperBoss, у которого назначены подчиненные в БД «Справочник» доступен интуитивный поиск. Выбор пользователей осуществляется из списка подчиненных сотрудников.

Для того чтобы установить срок исполнения в резолюции необходимо нажать на кнопку «Изменить» и выбрать срок либо из календаря, либо ввести вручную.

Далее сохранить РК Резолюции нажав на кнопку .

Примечание: Чтобы удалить ошибочно внесенного исполнителя, необходимо отметить его в списке «Кому адресовано», нажать на кнопку «Удалить» и выполнить операцию удаления.

Подготовка карточки резолюции помощником

Функционал по подготовке карточки резолюции помощником руководителя.

Для того чтобы выполнить подготовку карточки резолюции помощником, необходимо выполнить следующие действия:

1. В БД «АРМ» в представлении «Для подготовки резолюции» открыть РКК Входящего документа (рис.28).

Рис. 28 – Отображение РКК Входящего в БД «АРМ»

2. Нажать на кнопку «Резолюция». В открывшемся окне «РК Резолюции к документу» заполнить поля: текст резолюции, исполнители, срок исполнения и нажать на кнопку (рис.29).

Рис.29 – Окно резолюции к документу

Система отображает РК Резолюции к документу в представлении «На подписи» в АРМе помощника (рис.30).

Рис.30– Отображение РК Резолюции в БД «АРМ»

После того, как КР подготовлена помощником и отправлена на подпись руководителю, она отображается в БД «АРМ» руководителя в представлении «На рассмотрении» (рис.31).

Рис.31 – Отображение КР у руководителя

Далее руководитель подписывает РК Резолюции к документу. Система формирует шаблон резолюции и накладывает ЭЦП УЦ ГО пользователя и отправляет резолюцию к исполнителям. Документ переходит в представление «Рассмотренные» (рис.32)

Рис.32 – Отображение КР в представлении «Рассмотренные»

В случае отправки резолюции на доработку руководителем помощнику, необходимо выполнить следующее:

1. Нажать на кнопку «Отправить на доработку» (рис.33).

Рис.33 – Отправка резолюции на доработку

2. Выходит окно подтверждения для отправки резолюции на доработку, в котором необходимо нажать на кнопку «Да» (рис.34).

Рис.34– Окно подтверждения отправки на доработку

3. В открывшемся окне ввести причину отправки на доработку РК Резолюции к документу, нажать на кнопку «ОК» (рис.35).

Рис. 35 – Указание причины отправки на доработку

4. Система отображает РК Резолюции к документу в представлении «Отправленные на доработку» в БД «АРМ» у помощника (рис.36).

Рис. 36 – Отображение КР в представлении «Отправленные на доработку»

Далее необходимо проделать те же действия (подготовка резолюции).

Примечание: Пользователь (Помощник) должен иметь роль «reception».

Данный функционал предназначен для того, чтобы РК Резолюции можно было подписать и отправить через Центр ЕСЭДО. Для этого необходимо произвести следующие действия:

1. нажать на кнопку «Резолюция»;

2. заполнить текст резолюции, исполнителей (внутренних и внешних), срок исполнения;

3. нажать на кнопку «Сохранить». При нажатии на кнопку «Сохранить» происходит подписание резолюции (вложения) согласно заданному шаблону резолюции.

В случае выбора в РК Резолюции внешних исполнителей после сохранения формируется исходящий документ, который находится в БД «Исходящая» в представлении «На регистрации». В данном документе хранится вложение документа и подписанная резолюция.

В случае выбора в РК Резолюции внутренних исполнителей после сохранения в резолюции на вкладке «Содержание» будет отображаться подписанная резолюция руководителя. При сохранении резолюции у сотрудника происходит проверка на наличие ЭЦП. В случае если ЭЦП не подключено, то система выдаст сообщение, что «ЭЦП не подключено» (или другие сообщение, касательно проблем с ЭЦП) и произведение дальнейших действий будет не доступно.

Также отмечаем, если резолюцию создает сотрудник приемной необходимо в РК Резолюции установить флаг «Резолюция введена в приемной». При установке данного флага проверка на наличие ЭЦП не производится.

…

Примечание: По настройке шаблонов резолюций, а также по отображению кнопки «Подписать» необходимо обращаться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8 (7172) 74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Внимание:Исходящий документ формируется, в случае если в резолюции выбраны внешние исполнители.

Создание частных резолюций

Данный функционал позволяет создавать резолюции с возможностью создания текста резолюции для каждого исполнителя отдельно. Для этого необходимо:

1. нажать на кнопку «Резолюция»;

2. заполнить текст резолюции, исполнителей (внутренних и внешних), срок исполнения;

1. открыть вкладку «Частные резолюции» в РК Резолюции (Рис.37);

Рисунок 37. Вкладка «Частные резолюции»

2. нажать на кнопку «Добавить»;

3. в открывшемся окне выбрать ФИО внутреннего/внешнего исполнителя и нажать «ОК» (Рис. 38);

Рисунок 38. Выбор исполнителей

4. затем в открывшемся окне выбора резолюции выбрать необходимый текст резолюции для исполнителя и нажать «ОК» (Рис. 39);

Рисунок 39. Выбор текста резолюции

5. после добавления частных резолюций, нажать «ОК» (Рис. 39.1);

Рисунок 39.1. Добавление частной резолюции для исполнителя

Также можно указать, кто из исполнителей отвечает за созыв, кому для согласования (Рис. 40).

Флаг «Использовать группу» обозначает, что при выборе внешних исполнителей и указания флага «Использовать группу» при выводе резолюции на печать указывается группа, где находится данный государственный орган.

Рисунок 40 Вывод на печать частной резолюции

6. отображение частных резолюций в РКК документа (Рис. 41)

Рисунок 41. Отображение частных резолюций

Печать резолюции

Для распечатки резолюции руководителя необходимо в РК Резолюции нажать на кнопку . Резолюцию можно распечатать на государственном или русском языках (Рис. 42).

Рисунок 42. Печатная форма резолюции.

Примечание. Для того чтобы в печатной форме резолюции фамилии исполнителей указывались в дательном падеже (например, Исмаилову З.А.) необходимо обратится к Администратору ЕСЭДО.

Создание РК Исполнения

РК Исполнения создается исполнителем документа.

Чтобы создать РК Исполнения необходимо открыть резолюцию с поручением, которое было исполнено, и нажать на кнопку «Исполнение» откроется следующее окно (Рис. 43):

Рисунок 43. Форма РК Исполнения

Внести необходимую информацию: исполнитель, дата исполнения, подшит в дело №, документ исполнения, примечание.

В случае если пользователь является ответственным исполнителем документа, то документ и вся его иерархия изменит статус на «Исполнен», если документ контрольный статус документа будет «Выполнен». В случае если пользователь является соисполнителем, то статус изменится только на той резолюции, где создана РК Исполнения.

Примечание: Исполнитель может создать РК Исполнения только на свое поручение.

Примечание: При создании карточки исполнения (исполнение основного документа), пользователям с правами доступа Registrator, Controler направляется уведомление об исполнении документа.

Создание РК «К номеру»

Условия доступа: Регистрация РК «К номеру» не может быть осуществлена для документов, имеющих статус «Поступивший». Пользователь, выполняющий данную операцию, должен иметь роль «Registrator». По вопросам изменения ролей пользователей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Для регистрации документов к номеру используется РК «К номеру». Данная карточка относится к РКК первичного документа, зарегистрированного ранее в системе (Рис. 44).

Рисунок 44. Отображение РК «К номеру» в представлении

Условия доступа: Пользователь, выполняющий данную операцию, должен иметь роль «Secretary». По вопросам изменения ролей пользователей обращайтесь в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Из списка сотрудников либо подразделений, указанных как исполнители документа, в РК Резолюции выбирается один, который помещается в отдельное поле «Ответственный исполнитель».

Делопроизводитель подразделения может изменить ответственного исполнителя документа с помощью кнопки «Ответственный». Для этого необходимо произвести следующие операции:

1. в представлении выделить документ, в котором необходимо изменить ответственного исполнителя;
2. нажать на кнопку на панели действия;
3. выбрать из предложенной «Организационной структуры» пользователя и нажать кнопку «ОК».

Примечание: По умолчанию данная операция не доступна. Для включения/отключения доступа к данной операции необходимо обратиться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Ошибочная постановка на контроль

При ошибочной постановке на контроль в Листе контроля (Рис.64) нажать на кнопку «Ошибочная постановка на контроль».

Рисунок 64. Ошибочная постановка на контроль.

…

Примечание:В РКК документа (Входящего, Исходящего, ДИРОРД, Пункта, Обращения лиц, ОРД) при нажатии на кнопку «Поставить на контроль» и выбора «Типа контроля» скрывается кнопка «Поставить на контроль» и отображается кнопка «Ошибочная постановка на контроль». При нажатии на кнопку «Ошибочная постановка на контроль» удаляются значения полей «Срок исполнения», «Тип контроля» (в основном документе или пункте и резолюциях к документу или пункту), кто поставил на контроль, когда поставил на контроль, сроки продления (в основном документе) и отображается кнопка «Поставить на контроль».

Постановка на контроль пунктов документа

Если контрольный документ делится на несколько пунктов, то пункты автоматически, после постановки на контроль основной РКК, становятся контрольными и имеют тот же тип контроля. Возможны случаи, когда пункты документа имеют различные типы контроля. Для этого необходимо открыть пункт документа вкладку «Лист контроля» и произвести действия по постановке на контроль с выбором необходимого типа контроля.

Данная операция позволит в одном документе иметь пункты с разными типами контроля.

У пунктов может быть свой, отличный от основного документа, срок исполнения.

Внимание: Срок исполнения пункта не может быть больше срока исполнения документа.

Изменение сроков исполнения

Изменение сроков исполнения осуществляется следующим способом:

1. нажать на кнопку «Изменить» (Рис. 65);
2. в диалоговом окне «Выберите внутренний срок исполнения» указать срок либо из календаря, либо ввести вручную;
3. нажать на кнопку «ОК».

Рисунок 65. Изменение срока исполнения документа

Примечание: Если к документу приходит резолюция руководителя о переносе срока исполнения, то необходимо продлить сроки с помощью кнопки «Продлить».

Продление сроков исполнения

Возникают ситуации, при которых необходимо перенести сроки исполнения на более позднее время.

Для того чтобы продлить сроки исполнения документа, необходимо произвести следующие действия:

1. открыть РКК документа и перевести его в режим редактирования;

2. на вкладке «Лист контроля» нажать на кнопку «Продлить». Система предложит экранную форму карточки продления сроков исполнения документа (Рис. 66);

Рисунок 66. Форма «Выберите информацию для продления»

4. указать дату, кто продлил и основание продления сроков исполнения документа. Система отобразит диалоговое окно «Выбора резолюции» (Рис.67)

Рисунок 67. Форма «Выбор резолюции»

5. выбрать резолюцию и нажать на кнопку «ОК»

Примечание: При выборе резолюций ссылка на резолюцию отобразится в АРМе у исполнителя, который указан в резолюции. В случае выбора исполненной резолюции выйдет диалоговое окно «Резолюция исполнена». При выборе исполнителей и нажатии на кнопку «Отмена» и далее сохранения РКК документа (пункта) ссылка на резолюцию не направляется в АРМ.

Внимание: Все поля данной карточки обязательны к заполнению. Дата продления автоматически выставляет срок 30 дней от создания карточки продления.

При первом продлении начальный срок исполнения отображается в поле «Первичный срок исполнения».

Операцию «Продление срока исполнения» для одного документа при необходимости можно производить неограниченно количество раз.

Вся история продления записывается в поле «История продлений внутреннего срока исполнения» (Рис. 68).

Рисунок 68. История продления внутреннего срока исполнения

Условие доступа: Данная функция доступна только для документов, имеющих статус «На исполнении».

Пользователь, выполняющий данную операцию, должен иметь роль «Controler». По вопросам изменения ролей пользователей обращайтесь в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Снятие документа с контроля

Условия доступа: Снятие с контроля может быть осуществлено только для документов, находящихся на контроле. Пользователь, выполняющий данную операцию, должен иметь роль «Controle». По вопросам изменения ролей пользователей обращайтесь в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Для снятия документа с контроля необходимо выполнить следующие действия:

1. в РКК документа открыть вкладку «Лист контроля» и нажать на кнопку «Редактировать»;

2. нажать на кнопку «Снять с контроля»;

3.выбрать из предложенных системой исполнителя, который непосредственно исполняет документ, и нажать на кнопку «ОК»;

4. система укажет время и дату снятия документа с контроля, а также фамилию контролера.

Примечание: При снятии документа с контроля поле «фактический срок исполнения» должно быть заполнено. Данное поле заполняется согласно данных в карточке исполнения, созданной на данный документ или вручную контролером.

Примечание: При создании карточки исполнения ответственным исполнителем информация с карточки исполнения заносится в поле «Текст исполнения» на вкладку «Лист контроля». При создании нескольких карточек исполнения ответственным исполнителем в поле «Текст исполнения» отображается информация со всех карточек исполнений (т.е. каждый раз информация дополняется).

Ошибочное снятие с контроля

В РКК документа (входящего исходящего, ДИРОРД, пункта, обращения лиц, ОРД) при нажатии на кнопку «Снять с контроля» отображается кнопка «Ошибочное снятие с контроля», «Снятие с контроля» скрывается. При нажатии на кнопку «Ошибочное снятие с контроля» отображается кнопка «Снятие с контроля» (Рис. 69, 70).

В РКК Входящего, Исходящего, Обращений лиц, ДИРОРД при нажатии на кнопку «Снятие с контроля» проверяется, все ли пункты сняты с контроля. В случае если один из пунктов не снят с контроля выводится информационное сообщение «Для снятия документа с контроля необходимо снять с контроля Пункт № от (дата)». В случае если, все пункты сняты с контроля, производится действие «Снятие с контроля».

При снятии документа с контроля проставляются значение в полях «Кто снял с контроля» (ФИО пользователя, который осуществил действие «Снятие с контроля»), «Дата снятия с контроля» (серверная дата и время снятия с контроля), исполнитель (письмо, на основании которого сняли документ с контроля), а также изменяется статус документа на «Исполнен».

Рисунок 69.Ошибочная постановка на контроль

Рисунок 70.Снятие с контроля

Для того чтобы создать карточку Обращения лиц необходимо:

· в одном из представлений нажать на кнопку «Создать» – «РКК Обращения лиц» (Рис. 80).

· после выполненного действия появится окно выбора «Являетесь ли вы юридическим лицом?».

· нажать на кнопку «Да»

Рисунок 80. Форма Обращение лица.

Далее появляется форма «Ввод первичных данных» (Рис. 81). При заполнении первичных данных система осуществляет поиск на повторный документ.

Рисунок 81. Ввод первичных данных для регистрации обращения юридического лица.

После ввода первичных данных необходимо заполнить оставшиеся поля. Документ может быть зарегистрирован только в случае, если заполнены все обязательные поля в регистрационно-контрольной карточке. Все обязательные поля обозначенные * (красным цветом).

Примечание:Поле «Уникальный номер» является фиксированным, которое состоит из 18 символов. В случае если значение поля не равно 18 символам система выводит сообщение: «Уникальный номер должен содержать 18 символов».

В случае если в поле «Способ доставки» указано значение «Почта» при повторном нажатии на кнопку система присваивает автоматически последние цифры 55555

Внимание:Заполнение формы«Ввод первичных данных»позволит отследить в системе наличие документов со значениями атрибутов, введенными в качестве первичных данных.

…

Примечание:Настройку обязательных полей производит Администратор системы посредством «Настройки интерфейса».

После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать на кнопку «Регистрировать». Документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному Администратором системы шаблону регистрационных номеров.

Примечание:Для настройки шаблонов регистрационных номеров необходимо обратитсяв службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрирован» далее Регистратор направляет документ «На исполнение».

Примечание:При регистрации обращений юридических лиц, поступивших через Центр ЕСЭДО в РКК «Обращения лиц» установлен запрет на редактирование полей: наименование юридического лица, исходящий номер, откуда передано (для перенаправленного обращения), исходящий номер перенаправления (для перенаправленного обращения), исходящая дата перенаправления (для перенаправленного обращения).

Регистрация повторных документов, нумерация повторных

Если поступающее обращение гражданина поступает в ГО по одному и тому же вопросу он считается повторным. Для создания повторного документа используется несколько способов, описанных ниже.

Использование кнопки «Повторный»

— выделить документ и нажать на кнопку «Повторный»;

— откроется форма с заполненными полями и присвоенным регистрационным номером форматом [входящий номер, порядковый номер повторного] (например, 135,2);

— сохранить документ.

Использование формы «Ввод первичных данных»

— нажать на кнопку «РКК Обращения граждан» («РКК Входящего», «РКК ДИРОРД»);

— ввести первичные данные в форму «Ввод первичных данных»;

— нажать на кнопку «ОК».

Система найдет документы, имеющие такие же параметры (Рис. 82).

Рисунок 82. Выбор первичного документа.

— из предложенных документов выбирать тот, к которому поступил повторный документ, и нажать на кнопку «ОК»;

— нажатие на кнопку «Отмена» приведет к сворачиванию данного окна и отсутствию проверки на наличие в БД документов с аналогичными параметрами.

Примечание: Число, обозначающее номер повторного документа, может быть настраиваемым. По умолчанию повторный номер начинается с единицы. Например, 123,1, где 123- номер основного документа, 1- номер повторного документа. Однако, при необходимости, возможна настройка повторного номера с другой цифры, принятой в делопроизводстве государственного органа. Номер повторного документа настраивает Администратор ЕСЭДО по заявке ГО.

Отправка в другие государственные органы письма на исполнение либо отправка ответа физическому или юридическому лицу может сопровождаться созданием «Сопроводительного письма», где большинство информации отображается автоматически из основной РКК.

Для создания сопроводительного письма необходимо:

1. нажать на кнопку «Сопроводительное письмо» в РКК Обращения лиц;
2. из предложенного списка выбрать тип сопроводительного письма (Рис. 83).

Рисунок 83. Меню сопроводительного письма

После создается проект сопроводительного письма и направляется на согласование и подписание руководителю, затем отправляется гражданину либо в государственный орган.

Прием лиц

Для регистрации приема граждан необходимо при заполнении РКК «Обращения лиц» выбрать «Вид обращения» – «Прием лиц».

После этого в РКК появятся новые поля: «У кого был на приеме» (выбор из справочника «Организационная структура» Ф.И.О. кто вел прием и указать категорию «РВЗ» или «Сотрудник»).

При необходимости можно разграничивать нумерацию приема лиц и писем. Для этого необходимо обратиться к Администратору ЕСЭДО. По умолчанию нумерация регистрационных номеров едина для приема лиц и писем.

Перенаправление обращений лиц в другие государственные органы

Для регистрации обращений лиц, поступивших в государственный орган не по назначению, необходимо произвести следующее:

…

1. в зарегистрированной РКК Обращения лиц нажать на кнопку «Сопроводительное письмо» (Рис. 84);

Рисунок 84. Сопроводительное письмо

Примечание: Для настройки сопроводительного письма необходимо обратиться к Администратору ЕСЭДО.

1. в сопроводительном письме заполнить предложенные поля, выбрать ГО, куда будет перенаправлено обращение.
2. нажать на кнопку «Создать проект» (Рис. 85)

Рисунок 85. Создание проекта с сопроводительного письма

1. создается проект, в котором автоматически присоединяются сопроводительное письмо и письмо гражданина;
2. проект отправить на согласование и подписание. После подписания отправить на регистрацию (см. раздел 4.5. «Работа с проектами документов»).

Примечание: При отправке ответа на обращения гражданина ссылка на документ, на который готовится ответ, также содержание обращения подгружается автоматически.

Примечание: В системе реализован функционал для отправки перенаправление обращения лиц первому ГО — как обращение, остальным ГО — как поручение. Столбец «Перенаправление/Поручение» отображается в случае, если исходящий документ создан с внешней резолюции со ссылкой на ОГ и с перенаправления обращения лиц.

1. БД «Исходящая корреспонденция» в представлении «На регистрации» открыть проект документа, созданный в БД «Обращения лиц» через сопроводительное письмо (рис.86).

Рис.86 – Отображение РКК Исходящего письма

1. Нажать на кнопку , далее произвести проверку ЭЦП документа, нажав на кнопку «ЭЦП» (рис.87).

Рис.87 – Проверка ЭЦП РКК Исходящего документа

Выходит окно проверки ЭЦП (рис.88)

Рис.88 – Окно проверки ЭЦП

1. На вкладке «Кому адресовано» в РКК Исходящего выбрать значение «Поручение/Перенаправление» из выпадающего списка соответственно указанным получателям (рис.89).

Рис.89 – Выбор значения «Перенаправление/Поручения»

В случае если пользователь выбрал «Поручение» в ГО-получатель, документ поступает как входящий документ в БД «Входящая корреспонденция» в представлении «На разметке».

В случае если пользователь выбрал «Перенаправление» в ГО-получатель, документ поступает как перенаправление в БД «Обращения лиц» в представлении «Поступившие».

1. Нажать на кнопку «Регистрировать». Система присваивает регистрационный номер документу.
2. Нажать на кнопку «ЭЦП» — «Подпись канцелярии». Система накладывает ЭЦП канцелярии.
3. Нажать на кнопку «Подготовить к отправке».

Примечание:В случае если регистратор не выбрал одно из значений «Кому адресовано» в столбце «Перенаправление/Поручение», система при нажатии на кнопку «Подготовить к отправке» отображается окно (рис.90).

Рис.90 – Окно вывода сообщения при отсутствии столбцов «Перенаправление/Поручение»

Работа с проектными документами включает в себя выполнение следующих операций:

— создание проекта документа;

— направление проекта документа на согласование;

— согласование документа;

— направление документа на подписание;

— подписание проекта документа;

— регистрация документа.

Создание РК Проекта

РКК проекта можно создать непосредственно в самой БД «Проекты», а также из БД «АРМ», нажав на панели действия формы кнопку «БД Проекты» и выбрать внутренний или внешний проект.

РКК проекта состоит из 7 вкладок: (Рис. 91)

Рисунок 91. РКК Проекта документа

Примечание: При выборе значения поля «Подшить в дело №» поля «Срок хранения», «Форма хранения», «Тип носителя» заполняются соответственно выбранной номенклатуре из БД Справочник.

Примечание: Поле «Тип носителя» не редактируемо.

На вкладке «Реквизиты документа заполнить все обязательные поля, обозначенные * (красным цветом).

На вкладке «Кому адресовано» указать получателя (внешнего или внутреннего) в зависимости какой проект был создан первоначально.

Примечание: Также можно указать внешних и внутренних получателей одновременно. Для данной настройки необходимо обратиться в службу поддержки пользователей телефонам ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

…

На вкладке «Этапы согласований» необходимо указать маршрут документа. Для этого необходимо:

В секции «Этапы» нажать на кнопку «Добавить» (Рис. 92)

Рисунок 92. Создание маршрута документа.

Откроется карточка «Этап согласования», где указываются согласующие из справочника «Организационная структура» (Рис. 93). Наличие двух и более согласующих в одном этапе означает одновременное поступление им на согласование проекта документа.

Рисунок 93. Добавление этапов согласования.

Для иерархического прохождения проекта необходимо создать несколько этапов в той последовательности, которая должна быть при прохождении проекта документа на согласовании (Рис. 94). Переход ко второму, третьему и т.д. этапу возможно в том случае, если согласование на первом этапе завершилось без замечаний.

Рисунок 94. Этапы согласования проекта документа

Для удаления неверно созданного этапа или неверно введенного согласующего используется кнопка «Удалить».

После определения согласующих необходимо выбрать Ф.И.О. подписывающего.

В случае если данный маршрут документа используется постоянно существует возможность сохранить данный маршрут документа нажав на кнопку «Сохранить» и ввести название маршрута. Например, «заявление на отпуск» или «типовой маршрут».

При следующем создании проекта документа для того чтобы выбрать сохраненный маршрут необходимо нажать на кнопку «Загрузить».

На вкладке «Ссылки» указать ссылку на документ, если документ является ответным с помощью кнопки «Добавить» (Рис. 95).

Рисунок 95. Добавление ссылок.

На вкладке «Содержание» вложить документ с помощью кнопки «Присоединить» (Рис. 96).

Рисунок 96. Присоединение вложений.

На вкладке «Информация о НПА» заполнить все необходимые поля (Рис.97)

Рис.97 – Заполнение полей в РКК Проекта

Внимание: Представление «Информация о НПА» в БД «Проекты», заполняются в том случае, если документ является НПА и корреспондентом является «Эталонный контрольный банк».

Примечание: «Согласно п.7 «Правил электронного документооборота», утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года №430 ЕСЭДО обеспечивает доставку электронных документов объемом не более 60 Мб, количество вложений, которого не превышает — 6 файлов».

В форму «Attachments» необходимо вкладывать файл размером не больше 10 Мб и количество не должно превышать 6 вложений и наименование файла не должно превышать 30 символов.

Примечание: В случае настроек шаблона сопроводительного письма, система автоматически создает сопроводительное письмо с наименованием «Хат». В сопроводительном письме указаны следующие поля: герб государственного органа, получатели, должность и ФИО подписывающего, ссылка на документ.

Примечание: Если в документе более 4 получателей, то автоматически создается приложение со списком ГО. Для автоматического заполнения полей: получатели, должность и ФИО подписывающего, ссылка на документ, необходимо заполнять реквизиты РК проекта документа в соответствующем порядке:

— заполнить реквизиты РК проекта документа;

— указать получателей (внутренних/внешних);

— указать подписывающего;

— указать ссылки на документы

При соблюдении порядка заполнения РК проекта документа, автоматически формируется вложение. В случае если пользователь, не заполнив поле «Подписывающий» или «Кому адресовано», перешел во вкладку «Содержание», выйдет диалоговое окно (Рис.98, 99)

Рисунок 98. Если пользователь не заполнил поле «Подписывающий»

Рисунок 99. Если пользователь не заполнил поле «Кому адресовано»

Если, пользователь, перешел в представление «Содержание», не указав ссылки на документы, а потом вернулся в представление «Содержание», то ссылки автоматически не сформируются. Далее пользователь корректирует проект письма.

Набрать текст письма и сохранить изменения. По необходимости пользователь присоединяет вложения.

Далее необходимо подписать проект электронной цифровой подписью с помощью кнопки «Подписать».

Примечание: В случае если автор проекта также является и подписывающим кнопка «Подписать» скрывается.

Необходимо сохранить проект документа с помощью кнопки «Сохранить» на панели действия. Регистрационный номер присваивается согласно шаблону регистрационного номера, выбранного в настройках интерфейса БД. При этом статус исполнения РК Проекта изменится на «Зарегистрирован» и отобразится в представлении следующим образом (Рис. 100).

Рисунок 100. Отображение проекта документа в представлении

Для удаления проекта документа необходимо нажать на кнопку (Рис.101). При нажатии на кнопку удаления, выводится диалоговое окно (Рис.102). Для удаления проекта документа необходимо подтвердить удаление, нажав на кнопку «Да».

Рисунок 101. Удаление проекта документа

Рисунок 102. Диалоговое окно удаления проекта документа

Добавление поля «Содержание запроса» к проекту документа

Данный функционал предназначен по добавлению поля «Содержание запроса» к проекту документа

В БД «Проекты» в представлении «По рег. номерам/По дате» необходимо нажать на кнопку «РК Проекта» — «Внешний/Внутренний проект» (рис.103).

Рис. 103 – Создание внешнего проекта документа

В открывшейся форме «РКК Проекта документа» заполнить все обязательные поля, а также поле «Содержание запроса»/«Сұранымның мазмұны» в категории «Реквизиты документа» (рис.104).

Рис. 104 – Заполнение обязательных полей

После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку .

В БД «АРМ» в представление «На согласовании» открыть документ, поступивший на согласование (рис.105).

Рис.105 – Открытие документа, поступившего на согласование

В открывшейся форме «Запрос на согласование» в поле «Содержание запроса»/ «Сұранымның мазмұны» отображен комментарий к проекту от исполнителя (рис.106).

Рис.106 – Отображение комментария к проекту от исполнителя

При сохранении проект документа автоматически отправляется по заданному маршруту.

Также дополнительно проект можно отправить на согласование следующим образом:

Установить курсор на версию проекта и нажать на кнопку «Создать запрос»- «Запрос на согласование» (Рис. 107).

Рисунок 107. Создание «Запроса на согласование»

В открывшемся окне на вкладке «Согласования» выбрать согласующих. Для осуществления данной операции необходимо произвести следующие действия.

В секции «Этапы» нажать на кнопку «Добавить» (Рис. 108).

Рисунок 108. Добавление согласующих

Откроется карточка «Этап согласования», где указываются согласующие из справочника «Организационная структура» (Рис. 108). Наличие двух и более согласующих в одном этапе означает одновременное поступление им на согласование проекта документа.

Рисунок 108. Выбор согласующих из справочника «Организационная структура».

Для иерархического прохождения проекта необходимо создать несколько этапов в той последовательности, которая должна быть при прохождении проекта документа на согласовании (Рис. 109). Переход ко второму, третьему и т.д. этапу возможно в том случае, если согласование на первом этапе завершилось без замечаний.

Рисунок 109. Этапы согласования проектного документа

Для удаления неверно созданного этапа или неверно введенного согласующего используется кнопка «Удалить».

…

Для быстрого перехода к РК Проекта имеется ссылка на проект, к которому создается запрос.

После заполнения предложенных полей нажать кнопку «Сохранить». В представлении появляется дочерний документ к РКК Проекта – Согласование. Запрос №2 с указанием даты создания и кому адресован.

После сохранения документ переходит в режим просмотра. Нажать кнопку «Отправить» на панели действия документа. После этого действия статус документа изменится на «Отправлен», он станет доступен согласующим, указанным в качестве исполнителей запроса.

Примечание: При удалении проекта документа запросы согласования и подписания отзываются.

Согласование документа

Документ, направленный на согласование, будет находиться в представлении «На согласовании»/«На подписании». Для того чтобы согласовать проект документа, необходимо открыть поступивший запрос на согласование (Рис. 110).

Рисунок 110. Форма запроса на согласования.

Прежде чем дать ответ согласования необходимо ознакомиться с содержанием документа. При открытии вложения, документ открывается в режиме рецензирования. При сохранении документа все внесенные изменения сохраняются. Далее согласующий нажимает на кнопку «Отправить на доработку». При нажатии на данную кнопку откроется следующее диалоговое окно (Рис. 111).

Рисунок 111. Ответ на запрос согласования

Рисунок 112. Результаты отправки на доработку.

В поле «Мои версии вложений» сохраняется версия с внесенными изменениями. Затем необходимо нажать на кнопку «Сохранить» и «Отправить» Если проект отправлен на доработку, в документе делается отметка «Согласовано с замечаниями» на закладке «Ход исполнения».

Согласованный с замечаниями документ не может дальше продолжать свой жизненный цикл, установленный маршрутом. В данном проекте документа можно только создать новую версию проекта (см.4.6.6. «Версионность проектов документа»).

Если согласующий нажимает на кнопку «Согласовать», в документе делается отметка о согласовании и посылается уведомление следующему согласующему, если это предусмотрено в маршруте документа.

Если согласующий нажимает на кнопку «Отказать в согласовании» документ возвращается автору документа. Далее автор документа не сможет продолжить работу по данному проекту документа, необходимо будет создавать новый проект.

Примечание: Если согласующий считает, что проект требует доработки, он создает РК Поручения с целью дать задание на улучшение либо изменение проекта документа. В открывшемся диалоговом окне заполняет поля текст поручения, выбирает исполнителя поручения с помощью кнопки «Организационная структура». После исполнитель создает РК исполнения.

Если проект документа согласовали все согласующие, документ переходит в статус «На подписании».

Обо всех действиях согласующих автор проекта будет получать соответствующие уведомления.

Примечание: Согласующий на каждом этапе проекта имеет возможность проверки электронной цифровой подписи с помощью кнопки «Проверка ЭЦП».

Проект документа можно направить на подпись (если данный процесс предусмотрен в маршруте документа).

Проект автоматически направляется на подпись, если указан подписывающий (если имеются согласующие, также после согласования проект уходит автоматически на подписания) (ри.113)

Рисунок 113. Создание запроса на подписание.

Подписывающему будет направлено уведомление о необходимости подписать документ.

Подписание документа

Ознакомившись с содержанием документа, подписывающий может подписать его или отправить на доработку, используя кнопку-действие «Подписать», «Отправить на доработку» или «Отказать в подписании».

Процесс подписания проекта документа аналогичен процессу согласования (см. раздел 4.7.5 Согласование документа).

После подписания документа статус документа изменится на «Отправлен на регистрацию».

Подписанный проект документа будет отображаться в представлении «На регистрации».

Отправленный проект документа на доработку не может дальше продолжать свой жизненный цикл, установленный маршрутом. В данном проекте документа можно только создать новую версию проекта (см. раздел 4.6.6.«Версионность проектов документа»).

Отказанный в подписании проект документа не может продолжать свой жизненный цикл. Данный проект возвращается автору. Автор проекта может создать только новый проект и начать работу заново.

…

Текущее состояние и результаты подписания документа фиксируются на закладке «Ход исполнения».

Примечание: Подписывающий имеет возможность проверки электронной цифровой подписи автора и согласующих с помощью кнопки «Проверка ЭЦП».

Примечание: Агент подписания проекта документа отрабатывает в фоновом режиме. В строке состояния отображается процесс работы агента с текстом «Не закрывайте Лотус, идет процесс подписания».

Версионность проектов документа

Для проектов документов существует понятие версионности проектов. Отправка проекта документа на доработку на любом этапе является основанием для создания новой версии проекта. Отправить проект документа на доработку можно на этапах согласования, подписания.

Отправленный проект документа на доработку не может дальше продолжать свой жизненный цикл, установленный маршрутом. В данном проекте документа можно только создать новую версию проекта. Для этого нужно установить курсор на проект и нажать на кнопку «Новая версия проекта». Открывается диалоговое окно (Рис. 114):

Рисунок 114. Копирование вложений с версии проекта

После нажатия кнопки «ОК» в диалоговом окне будет создана и открыта новая версия проекта документа.

Номер новой версии документа присваивается автоматически и равен предыдущему номеру плюс один.

Маршрут новой версии документа может быть скопирован с предыдущей версии проекта. Для этого необходимо установит курсор на предыдущий запрос согласования, и нажать на кнопку «Повторно создать запрос».

Регистрация документа

После подписания проект отображается в представлении «На регистрации» в БД «Исходящей корреспонденции». Ррегистратору будет направлено почтовое уведомление о необходимости в регистрации документа.

В открывшемся поступившем на регистрацию документе, регистратору необходимо нажать на кнопку «Проверка ЭЦП» для проверки подписи руководителя (Рис. 115).

В случае положительной проверки подлинности ЭЦП регистратор регистрирует документ с помощью кнопки «Регистрировать». Документу присваивается регистрационный номер согласно настроенному шаблону.

Примечание: По умолчанию регистрировать внутренние документы имеют право делопроизводители и сотрудники документационного обеспечения. При включении функции «Разрешить регистрацию внутреннего документа исполнителю» регистрацию внутренних документов может осуществить исполнитель в БД Проекты. Для получения доступа к данному функционалу необходимо обратиться к администратору ЕСЭДО.

Рисунок 115. Проверка подписи.

В случае отрицательной проверки подлинности ЭЦП регистратор отменяет регистрацию документа с помощью кнопки «Отменить регистрацию» и указывает причину отмены регистрации. После чего проект документа возвращается автору проекта и отображается в представлении «По регистрационным номерам».

Представление «Черновик»

Представление «Черновик» предназначен для временного хранения проектов документа, и дальнейшего направления по маршруту согласования (Рис. 116).

Рисунок 116. Представление Черновик

При создании РК проекта документа и дальнейшем его сохранении с помощью кнопки сохранить, проект автоматически сохраняется в представлении «Черновик» (Рис 117, 118)

Рисунок 117. Сохранение проекта документа

Рисунок 118. Проект документа в представлении Черновик

Для того чтобы продолжить работу с документом, необходимо открыть проект в представлении «Черновик», перейти в режим редактирования. Заполнить все необходимые поля и направить его на согласование/подписание, нажав на кнопку «Отправить» (Рис. 119).

Рисунок 119. Отправка на согласование/подписание

Примечание: В системе реализовано интеграция взаимодействия мобильного рабочего места с ЕСЭДО, т.е. Руководители Высшего Звена могут согласовывать, подписывать и рассматривать документы.

Интеграция МРМ с ЕСЭДО позволяет принимать оперативные решения и иметь доступ к ЕСЭДО, не привязываясь к рабочему месту, также увеличит эффективность совместной работы руководителей, формировать единое мобильное информационное пространство, с возможностью удаленного доступа к сервисам ЕСЭДО через защищенный канал связи.

В БД «АРМ» предназначена для рассматривания входящих документов, согласования и подписания проектов.

Работа с БД «АРМ» включает в себя выполнение следующих операций:

· настройка БД;

· создание РК Резолюций;

· согласование документа;

· подписание документа;

· создание проекта документа.

Настройка БД

При первом использовании БД «АРМ» пользователя выглядит следующим образом (Рис. 120).

Рисунок 120. БД АРМ пользователя

Примечание: В правом верхнем углу представления в БД «АРМ» отображается сообщение об истечении срока действия регистрационного свидетельства. Для настройки отображения информации о сроке действия ЭЦП необходимо обратиться к администратору ЕСЭДО.

Для того чтобы определить какие БД и представления отобразить в рабочей области необходимо произвести настройку данной базы. Для этого необходимо открыть БД «АРМ » нажать на кнопку «Настройка». В открывшемся окне выбрать БД, которые необходимо при использовании в работе (Рис. 121).

Примечание: Запросы на согласование/подписание проектов, адресованные в АП РК, КПМ РК, Совет безопасности и Национальную комиссию по правам семьи и женщин при Президенте РК отображаются красным цветом.

Рисунок 121. Настройка БД АРМ

Отображение документов в представлении «На рассмотрении»

В представлении «На рассмотрении» ссылки на новые (непрочитанные) документы отображаются жирным шрифтом. (Рис. 122)

…

Рисунок 122. Отображение ссылки на непрочитанный документ.

При просмотре пользователем документа, ссылка на текущий документ отображается не жирным шрифтом. (Рис. 123)

Рисунок 123. Отображение просмотренного документа в представлении «На рассмотрении»

Для того чтобы пометить документ как непрочитанный, пользователю необходимо:

— Выделить документ, установив флаг на документ

— Нажать на кнопку «Пометить как непрочитанные» (Рис.124).

Система автоматически отобразит ссылку на выбранный документ жирным шрифтом.

Рисунок 124. Пометить как непрочитанные

Примечание: При использовании маршрута согласовании в БД «АРМ» в представлении «Внутренние входящие» – «На рассмотрении» отображен документ, который необходимо рассмотреть (Рис. 125).

Рисунок 125. Документ на рассмотрении у руководителя

При нажатии руководителем на кнопку «Согласен», автоматически создается резолюция, с текстом, указанным в маршруте

При нажатии руководителем на кнопку «Не согласен», руководителю будет предложено ввести текст Отказа, для дальнейшего создания резолюции с текстом отказа (Рис.126).

Рисунок 126. Текст причины не согласия

Постановка документа на личный контроль в БД «АРМ»

Данная заявка реализована для того, чтобы была возможность ставить документы на личный контроль.

В БД «АРМ» в представлении «На рассмотрении» имеется Входящий документ (рис.127).

Рис.127 – Входящие документы в БД «АРМ»

При создании резолюции на документ по необходимости поставить флаг «На личном контроле» и нажать на кнопку сохранения (рис.128).

Рис.128 – Постановка флага

Документ в БД «АРМ» переходит в представление «Входящие»-> «Мой контроль» (рис. 129).

Рис.129 – Представление «Мой контроль»

После исполнения контрольного документа исполнителем, документ переходит в представление «Исполненные» у автора резолюции.

Создание РК Резолюции

1. Выбрать необходимый вид корреспонденции (входящая, исходящая и т.п.), щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2. Автоматически откроется представление «На рассмотрении».

3. Нажать на ссылку документа.

4. Откроется следующее диалоговое окно (Рис. 130).

Рисунок 130. РКК Входящего документа

5. Для того чтобы ознакомиться с документом необходимо нажать на ссылку в верхней части карточки (Рис.130).

6. В карточке документа на панели действия нажать на кнопку «Резолюция». Откроется следующее диалоговое окно (Рис. 131).

Рисунок 131. РК Резолюция

7. В открывшейся карточке резолюции заполнить поле «Текст резолюции» самостоятельно или воспользоваться готовыми шаблонами резолюции, выбрав их с помощью кнопки .

8. При необходимости можно изменить или продлить срок исполнения документа с помощью соответствующих кнопок «Изменить» и «Продлить».

9. Выбор исполнителей осуществляется посредством кнопки «Из справочника», в результате чего отобразится список исполнителей.

10. В списке выбрать исполнителя (-ей), щелкнув в столбце слева напротив каждого из них и нажать кнопку «ОК». Для отображения всей структуры нажать на кнопку «Все сотрудники».

11. Ответственный исполнитель назначается автоматически первый, выбранный из списка.

12. Подписать резолюцию электронной цифровой подписью с помощью кнопки «Подписать».

13. Сохранить документ.

14. После сохранения в РК Резолюции создаться резолюция в виде документа подписанная ЭЦП.

15. После создания резолюции документ считается рассмотренным руководителем и отображается в представление «Рассмотренные».

16. Аналогичные действия по рассмотрению документа и созданию резолюции производится и при работе с другими видами корреспонденции (Исходящая, ДирОРД, ОРД, Обращения лиц).

Создание проекта документа

Для того чтобы создать проект документа с БД «АРМ» необходимо нажать на кнопку открыть БД Проекты. Далее произвести действия, описанные в разделе 4.5. «Работа с проектами документов».

Согласование документа

1. Выбрать раздел «Проекты» и выбрать представление «На согласовании».

2. Открыть поступивший запрос согласования, щелкнув по нему щелчком мыши (Рис 132).

Рисунок 132. БД Проекты представление «На согласовании»

3. Просмотреть содержание документа, нажав по ссылке вложения (Рис. 133).

Рисунок 133. Ссылка на вложение документа

При открытии вложения, документ открывается в режиме рецензирования. При сохранении документа все внесенные изменения сохраняются.

4. Нажать кнопку «Ответ на запрос» и выбрать необходимое действие. В случае если к документу нет замечаний, выбирается значение «Согласовать», иначе «Отправить на доработку» (Рис. 134).

Рисунок 134. Создание РК «Ответ на запрос о согласовании»

5. В случае если к проекту документа имеются замечания согласующий вносит свои изменения в документ и сохраняет изменения. Далее выбирает значение «Отправить на доработку», где в поле «Мои версии вложений» сохраняется версия с изменениями согласующего (Рис. 135). Если проект отправлен на доработку, в документе делается отметка «Согласовано с замечаниями» на закладке «Ход исполнения».

Рисунок 135. Ответ на запрос согласования со значением «Отправить на доработку».

6. В случае отказа в согласовании согласующий выбирает значение «Отказать в согласовании» далее в поле примечание указывает причину отказа в согласовании. После отказа в согласовании документ подлежит возврату автору проекта документа и не влечет за собой изменение содержимого, т.е. исполнителю необходимо вновь создать проект под новым регистрационным номером.

7. Нажать кнопку «Сохранить» и «Отправить».

Внимание:Если согласование документов осуществляется с применением электронной цифровой подписи, перед согласованием необходимо специальное подготовленное рабочее место с установкой программного обеспечения для работы с ЭЦП, а также наличие у пользователя носителя ЭЦП, вставленного в USB-порт компьютера.

Подписание документа

1. Выбрать БД Проекты документов и выбрать представление «На подписание» (Рис. 136).

Рисунок 136. БД Проекты представление «На подписании».

2. Открыть поступивший запрос на подписание, щелкнув по нему щелчком мыши. Откроется следующее диалоговое окно (Рис. 137).

Рисунок 137. Форма «Запрос на подписание»

3. Просмотреть содержание документа, нажав по ссылке вложения.

4. Нажать кнопку «Подписать» и выбрать необходимое действие. В случае если к документу нет замечаний, выбирается значение «Подписать» (Рис. 138).

Рисунок 138. Создание РК Ответ на запрос о подписании

5. В случае если к проекту документа имеются замечания, подписывающий вносит свои изменения в документ и сохраняет изменения. Далее выбирает значение «Отправить на доработку», где в поле «Мои версии вложений» сохраняется версия с изменениями
(Рис. 139). Если проект отправлен на доработку, в документе делается отметка «Отказано в подписании» на закладке «Ход исполнения».

Рисунок 139. Ответ на запрос о подписании со значением «Отправить на доработку»

6. В случае отказа в подписании, подписывающий выбирает значение «Отказать в подписании». Далее в поле примечание указывает причину отказа в подписании. После отказа в подписании документ подлежит возврату автору проекта документа и не влечет за собой изменение содержимого, т.е. исполнителю необходимо вновь создать проект под новым регистрационным номером

7. Нажать кнопку «Сохранить» и «Отправить».

8. После подписания документ отображается в представлении «На регистрации».

Внимание:Если подписание документов осуществляется с применением электронной цифровой подписи, перед подписанием необходимо специальное подготовленное рабочее место с установкой программного обеспечения для работы с ЭЦП, а также наличие носителя ЭЦП, вставленного в USB-порт компьютера.

1. Выбрать раздел «Проекты» и выбрать представление «Согласованные»/«Подписанные».

2. Открыть поступивший запрос согласования/подписания, щелкнув по нему щелчком мыши (Рис. 140).

Рисунок 140. БД Проекты представление «На подписании»

3. Система автоматически инициирует открытие РКК, информацию о проекте. (Рис. 141).

Рисунок 141. Информация о проекте.

Информация о проекте в РКК, в случае регистрации документа сотрудниками документационного обеспечения, можно просмотреть статус исполнения, статус исходящего, исходящий номер и дата регистрации исходящего документа.

В случае если данный документ находиться на регистрации, на согласовании или на подписании, то также вся информация о проекте указана.

Поиск по столбцам

1. Нажать на кнопку «Поиск» (Рис. 142)

Рисунок 142. Окно ввода текста поиска

2. В окне поиска ввести ключевую фразу поиска

3. Нажать на кнопку «Ок»

Отображение хода исполнения

Руководитель заходит в БД «АРМ» в представление «Рассмотренные», «Исполненные», в котором отображается документ с карточкой исполнения. Открывает РКК документа, резолюцию нажимает на кнопку «Ход исполнения».

Руководитель наводит курсор на КР или КИ. Система отображает полную информацию по КР (автор, исполнители, текст исполнения и срок исполнения), по КИ (исполнитель, дата исполнения, номенклатура дел, номер документа, вопрос решен, примечание) (Рис. 143)

…

Рисунок 143. Ход исполнения документа

Примечание: Пользователь должен иметь роль SuperBoss

Работа с БД Архив

Работа с БД «Архив» включает в себя выполнение следующих операций:

· создание описи дел;

· создание сводных описей;

· создание актов об уничтожении;

· выдача дел.

Создание описи

Условия доступа. Пользователь для создания описи дел должен иметь роль «Secretary». По вопросам изменения ролей пользователей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО. Для того чтобы создать форму описи необходимо открыть БД «Архив», представление «Описи дел» нажать на кнопку «Создать». Описи временного и постоянного срока хранения создаются отдельно. Для создания временной описи дел необходимо нажать на кнопку «Опись дел временного хранения» (Рисунок 144).

Рисунок 144. Создание Описи дел временного хранения

По нажатию на данную кнопку откроется следующее диалоговое окно (Рис. 145).

Рисунок 145. Выбор номенклатуры дел

В данном диалоговом окне отображается номенклатура дел только временного хранения и только того департамента, где пользователь является делопроизводителем.

Выбрать номенклатуру и нажать «ОК».

Откроется форма описи дел (Рис. 146).

Примечание: В опись помещаются только исполненные документы.

Рисунок 146. Форма описи дел.

Для того чтобы просмотреть опись дел необходимо нажать на кнопку «Просмотреть опись». Далее необходимо согласовать и утвердить данную опись. Для этого необходимо нажать на кнопку «Создать проект». После чего создается проект. Далее проводятся операции, описанные в разделе 4.5.«Работа с проектами документов».

После того как опись будет подписана Архивисту отобразятся данные описи в представлении «Описи дел». Архивисту отображаются только подписанные описи дел.

Создание сводных описей

Условия доступа. Пользователь для создания сводных описей дел должен иметь роль «Arсhivist». По вопросам изменения ролей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО. Для того чтобы создать сводную опись дел необходимо открыть БД «Архив», представление «Сводные описи» нажать на кнопку «Создать». Выбрать из списка вид описи дел: «Опись дел для научно-технической документации», «Опись дел для управленческой документации», «Опись дел для кинофотоаудиовизуальной документации». Описи временного и постоянного срока хранения создаются отдельно. Для создания временной описи дел необходимо нажать на кнопку «Опись дел временного хранения» (Рис. 147).

Рисунок 147. Создание сводной описи дел

По нажатию на данную кнопку выйдет следующее диалоговое окно (Рис. 148).

В данном диалоговом окне отображается номенклатура дел только временного хранения.

Рисунок 148. Выбор номенклатуры дел

Выбрать номенклатуру и нажать «ОК».

Далее откроется форма сводной описи дел (Рис. 149).

Рисунок 149. Форма сводной описи дел

Условия доступа. Пользователь для создания акта об уничтожении должен иметь роль «Arhivist». По вопросам изменения ролей пользователей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей по 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО777, 1414 или к Администратору ЕСЭДО.

Для того чтобы создать акт об уничтожении необходимо открыть БД «Архив», представление «Акты об уничтожении» нажать на кнопку «Создать». Откроется следующее диалоговое окно (Рис. 150).

Рисунок 150. Выбор номенклатуры дел

Примечание: В диалоговом окне «Номенклатура дел» отображаются только те дела, у которых истек срок хранения.

После выбора номенклатуры дел откроется форма акта об уничтожении (Рис. 151).

Рисунок 151. Форма акта об уничтожении

После того как акт будет согласован и подписан Архивист может удалить документы из БД.

Управление сотрудниками

В процесс управления сотрудниками входят следующие функции:

• Назначение исполняющего обязанности
• Перемещение сотрудника
• Увольнение сотрудника
• Передача дел

Назначение исполняющего обязанности

Условия доступа. Пользователь для назначения исполняющего обязанностидолжен иметь роль «StaffD». По вопросам изменения ролей пользователей необходимо обратиться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

…

В отсутствие руководителя подразделения (в случае вакансии или его временного отсутствия) система позволяет назначать временно исполняющего обязанности.

Для назначения исполняющего обязанности руководителя подразделения необходимо открыть БД «Справочник» в представлении «Организационная структура». Открыть форму сотрудника и нажать на кнопку «Назначить И.О.» (Рис. 152).

Рисунок 152. Форма сотрудника

После откроется диалоговое окно (Рис. 153).

Рисунок 153. Форма назначение исполняющего обязанности

Выбрать Ф.И.О. исполняющего обязанности, период и нажать на кнопку «ОК». После истечения указанного периода функционал исполняющего обязанности упразднится.

Внимание:Назначение сотрудника исполняющим обязанности руководителя подразделения означает, что все документы, в которых руководитель подразделения указан как исполнитель, будут поступать на исполнение исполняющему обязанности. Руководитель подразделения не будет получать документы в данный период.

В случае если ошибочно был назначен исполняющий обязанности, существует функционал удаления.

Перемещение сотрудника

Функция перемещение сотрудника используется в случае перевода сотрудника в другое подразделение на ту же должность.

Данный функционал осуществляется в БД «Справочник» в форме сотрудника по кнопке «Перемещение сотрудника» (Рисунок 152).

В результате на экран будет выведено диалоговое окно следующего вида
(Рис. 154):

Рисунок 154. Форма перемещение сотрудника

Используя кнопки рядом с полем «Структурное подразделение» можно указать новое значение этого реквизита.

Оформление перемещения подразумевает внесение изменений в учетную карточку сотрудника.

Увольнение сотрудника

Данная заявка реализована для того, чтобы при увольнении сотрудника, документы, находящиеся у него на исполнении/рассмотрении в БД «Входящая корреспонденция», «ДирОрд», «ОРД», «Обращения лиц» могли переместиться на сотрудника, указанного его замещающим в БД «Справочник».

В БД «АРМ» пользователя во вкладке «Входящие» имеются документы, где он является ответственным исполнителем/соисполнителем (рис.155).

Рис.155 – Входящие документы в БД «АРМ»

В настройках БД «Справочник» в форме штатной единицы при увольнении сотрудника необходимо указать замещающего сотрудника, нажав на кнопку «Уволить» (рис.156).

Рис.156 – Указание замещающего сотрудника

В БД «АРМ» замещающего сотрудника отображены документы уволенного сотрудника (рис.157).

Рис.157 – Отображение документов у замещаемого сотрудника

Во вкладке «Кому адресовано» документа отображаются данные нового сотрудника, а в скобках данные уволенного сотрудника (рис.158).

Рис.158 – Отображение данных сотрудников

В БД «Справочник» в штатной единице замещающего (нового) сотрудника прописываются данные уволенного сотрудника (рис.159).

Рис. 159 – Фиксирование данных уволенного сотрудника

Примечание:Агент «Замещение/Передача дел» обрабатывает все виды документов: РКК «Входящего», РК «Резолюции», РК «Пункта», РКК «Входящего внутреннего документа», РКК «Дирорд», РКК «Орд», РКК «Обращения лиц».

Функция передача дел используется в следующих случаях:

• увольнение сотрудника
• переход сотрудника в другое структурное подразделение

Данный функционал осуществляется в БД «Справочник» в форме сотрудника по нажатию на кнопку «Передача дел». Далее необходимо назначить замещающего и указать период.

Формирование напоминаний и аналитических справок производится в БД «Отчеты»

При открытии БД «Отчеты» отображается список отчетов с указанием даты создания и описания отчета (Рис. 166).

Рис. 166 БД «Отчеты»

Шаблоны отчетов создаются Администратором ЕСЭДО по заявкам пользователей.

Для получения результата по какому-либо отчету необходимо:

1. установить курсор на названии отчета.
2. нажать на кнопку «Выполнить» и заполнить необходимые поля в появившемся окне (Рис. 167).
3. после нажатия кнопки «ОК» система покажет формулу, которая получилась в результате запроса и фильтров. После нажатия кнопки «ОК» начнется формирование отчета.

Рисунок 167. Предварительное окно для создания отчета

Сформированный отчет содержит в себе информацию о дате, времени и авторе формирования отчета (Рис. 168).

Рисунок 168. Результат формирования отчетов

Для просмотра отчета необходимо выделить результат формирования и нажать «Enter». Автоматически откроется файл с отчетными данными.

При закрытии вложенного файла отобразится окно «Результат отчета» (Рис. 169). С помощью кнопки «Отправить на почту» отчет можно отправить пользователю на почту LotusNotes.

Рисунок 169. Файл-содержимое отчета

Копирование долгосрочных документов

Согласно пункта 75 «Типовых правил электронного документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организации», утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2022 года №1570, а именно с учетом того, что «документы регистрируются в организации один раз: входящие — в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания (утверждения). Документы незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения перерегистрации не подлежат» в ЕСЭДО реализован функционал передачи в текущую БД из БД прошлых лет документов, переходящих на следующий год, незавершенных делопроизводством и требующих длительного срока исполнения. У документа остается прежний регистрационный номер и дата. Для того чтобы перенести неисполненный документ с БД прошлых лет в новую БД, необходимо:

…

1. открыть новую БД. Выбрать Actions — Импорт документов из БД прошлого года (Рис. 170);

Рисунок 170. Импорт документ из баз прошлого года

2. В открывшемся окне выбрать БД, из которой необходимо импортировать документы (Рис. 171);

Рисунок 171. Выбор БД

3. выбрать нужные документы для перехода в новую БД и нажать ОК (Рис. 172).

Рисунок 172. Выбор документов, которые необходимо импортировать

БД «Напоминания по контрольным поручениям»

Реализован функционал по отображению информации по соисполнителям в отчете с БД «Напоминания по контрольным поручениям».

В БД «Напоминания по контрольным поручениям» отображаются контрольные документы, зарегистрированные в БД «Корреспонденция» (рис.173,174).

Рис.173 – Отображение контрольных документов в БД «Корреспонденция»

Рис. 174– Отображение контрольных документов в БД «Напоминания по контрольным поручениям»

Для создания отчета по контрольным поручениям необходимо нажать на кнопку «Экспорт в Excel» (рис.175).

Рис.175 – Экспорт в Excel файл отчета по контрольным поручениям

Система экспортирует данные по контрольным поручениям в Excel файл (рис.176)

Рис.176 – Отображение в отчете информации по соисполнителям

При экспорте данных по контрольным поручениям в Excel, отчет содержит информацию по соисполнителям (Дата и номер документа, номер пункта, краткое содержание, срок исполнения (кол-во дней), ответственный исполнитель, соисполнители, внешние исполнители, корреспондент (автор)).

Примечание: Для отображения информации в отчете по соисполнителям, в РКК контрольного документа поле «Соисполнители» должно быть заполнено.

Работа с БД «Поиск»

БД «Поиск» предназначен для расширенного поиска по всем реквизитам документа, а также его содержанию. Отображаемый результат поиска экспортируется в Excel.

Для того чтобы найти документ необходимо зайти в любую БД и нажать на кнопку «Поиск». При нажатии на кнопку «Поиск» выйдет следующее диалоговое окно:

Рис.177 – Диалоговое окно после нажатия на кнопку «Поиск»

При поиске документов, по какому либо параметру можно просмотреть результаты поиска в следующем диалоговом окне:

Возможность распечатки документа

Возможность открытия документа Область просмотра результатов

Рис.178 – Поиск документов, по какому либо параметру

Примечание: Для отображения результата поиска в Excel необходимо нажать на кнопку «Экспорт в Excel».

Работа с БД «Справка»

БД «Справка» предназначена для получения информации о работе БД ЕСЭДО в процессе создания документов.

Для работы с БД «Справка» в ЕСЭДО существует несколько способов:

Работа непосредственно с БД «Справка». Необходимо открыть БД «Справка» и осуществить поиск для нахождения необходимой информации.

Обращение к БД «Справка» из БД «Корреспонденция». Если при работе с БД «Корреспонденция», возникает какая либо проблема, связанная с незнанием функционала программного обеспечения, или непонятно назначение тех или иных полей и кнопок, то можно обратиться к БД «Справка» через использование клавиши F1.

В этом случае текст справки можно вызвать в двух случаях: если пользователь находится в каком либо представлении, тогда выйдет информации о данном представлении, либо если пользователь находится в какой-либо форме, тогда выйдет информация о данной форме. При закрытой БД информация по клавише F1 получена не будет.

При работе со статьями БД «Справка» используются множественные ссылки на другие статьи, дополняющие ту или иную тему.

Для удобства пользователя в БД «Справка» созданы индексированные разделы, где помещены статьи, имеющие отношение к одной теме.

Если при описании работы с ЕСЭДО пользователь встретится с незнакомым термином, то можно воспользоваться статьей «Тезаурус», в которой описаны все термины, встречающиеся в системе.

Аварийные ситуации

ЛИСТ ЗАМЕЧАНИЙ

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ