- Что такое система электронного документооборота (сэд)
- Что такое социальный электронный документооборот (сэдо)
- Автоматическая настройка сертификатов с помощью «1с-отчетности»
- Внедрение сэд в документооборот
- История развития
- Как выбрать сэд, подходящую для вашего бизнеса
- Какие бывают системы электронного документооборота
- Какие существуют сэд: примеры систем
- Можно ли совмещать эдо с бумажным
- Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
- Недостатки эдо
- Подключение к сэдо в 1с
- Получение сообщений о статусе элн
- Правовое регулирование и стандарты
- Преимущества эдо
- Проблемы внедрения
- Прогноз на теннис: го соэда — ву тунь-линь — 25 января 2022
- Программы с развитыми дополнительными инструментами
- С развитыми workflow-средствами (wf)
- Системы типа коллабораций (collaboration)
- Согласие работника на получение уведомлений от фсс
- Технические возможности современных систем документооборота
- Требования к системам документооборота сэд
- Электронные архивы (эа)
Что такое система электронного документооборота (сэд)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.
Что такое социальный электронный документооборот (сэдо)
Медицинские учреждения оформляют листки нетрудоспособности как в бумажном, так и в электронном виде. Правила взаимодействия медучреждений, ФСС и работодателя утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2022 № 1567 и вступили в силу 18.12.2022. Обмен электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН) с ФСС и работодателем заключается в следующем:
- лечебное учреждение выдает сотруднику номер листка нетрудоспособности;
- лечебное учреждение отправляет всю информацию по листку нетрудоспособности в ФСС;
- сотрудник предъявляет работодателю номер листка нетрудоспособности;
- работодатель по этому номеру запрашивает все данные листка нетрудоспособности из ФСС;
- по полученным данным работодатель рассчитывает пособие;
- работодатель направляет обратно в ФСС информацию, необходимую для назначения и выплаты пособий;
- в регионах, где работает проект прямых выплат, ФСС оплачивает больничный напрямую работнику.
В соответствии с указанной схемой работодатель узнает о том, что сотрудник оформил больничный лист только в момент, когда работник сообщает ему номер. Информация не всегда поступает к работодателю вовремя (номер может быть неверно записан, потерян, неверно введен в учетную систему работодателя и т. д.).
Далее у работодателя возникают вопросы, связанные с проверкой достоверности номера и выяснения, закрыт ли уже листок нетрудоспособности.
Работодателю было бы значительно удобнее получать информацию о листках нетрудоспособности не от работника, а непосредственно от ФСС, ведь именно в информационной системе ФСС аккумулирована вся информация о временной нетрудоспособности работников. Получать сообщения от ФСС работодателю было бы удобно сразу, в момент открытия, закрытия или оплаты листка нетрудоспособности.
Рис. 1. Схема СЭДО
А в момент, когда медицинская организация закрывает ЭЛН, в программе можно по одному клику создать, загрузить больничный, рассчитать его и сформировать для отправки в ФСС все требуемые заявления и реестры.
Получать сообщения из СЭДО можно напрямую из программ 1С, используя механизмы сервиса 1С-Отчетность.
Автоматическая настройка сертификатов с помощью «1с-отчетности»
Для работы с СЭДО следует указать сертификаты страхователя и ФСС в программе. Рекомендуется подключить сервис 1С-Отчетность для автоматической настройки требуемых сертификатов. Подробнее о настройке криптографии и сертификатов для работы с СЭДО ФСС см. видеозапись лекции от 14.11.2022 .
Подробнее о возможностях 1С-Отчетности см. на .
1С:ИТС Руководство по использованию сервиса «1С-Отчетность» см. в разделе . |
От редакции. Подробнее о социальном документообороте с ФСС см. 1С:Лектория от 21.05.2020. О поддержке электронных листков нетрудоспособности, прямых выплат, СЭДО в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. от 18.06.2020.
Внедрение сэд в документооборот
Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.
Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.
История развития
1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Как выбрать сэд, подходящую для вашего бизнеса
Необходимо, чтобы система:
- Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
- Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
- Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
- Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.
Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.
Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.
Количество показов: 51931
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Какие существуют сэд: примеры систем
Самые распространенные из них мы свели в таблицу:
Название | Особенности | Цена, руб |
Логика | Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. | 4900-5900 за каждое рабочее место |
Дело | Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом. | 11000-13500 за каждое рабочее место |
1С:Архив | Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. | 12000-57000 за программу полностью |
Евфрат | Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. | От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика |
OPTIMA-WorkFlow | Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. | 55000-75000 за лицензию |
Directum | Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители. | 7000-2000000 за лицензию |
Можно ли совмещать эдо с бумажным
Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:
- те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
- значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.
Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.
При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Недостатки эдо
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
- начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
- время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
- обязательное обучение задействованных сотрудников;
- наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
- обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
- необходимость регулярного резервного копирования;
- поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).
Подключение к сэдо в 1с
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрено подключение к СЭДО в меню Настройка — Организации (рис. 2). В карточке настраиваемой организации по ссылке Настройки социального электронного документооборота открывается окно Настройки СЭДО ФСС, где необходимо установить флаг Получать сообщения об изменении состояний ЭЛН.
Рис. 2. Настройка подключения к СЭДО
Обратите внимание, что для работы c СЭДО необходимо заключить соответствующее соглашение о взаимодействии с ФСС. На текущий момент порядок заключения соглашения не утвержден. Следите за новостями на сайте.
Получение сообщений о статусе элн
При подключенной подписке на сообщения ФСС об изменении статуса ЭЛН в меню Кадры — Пособия — Сообщения ФСС об изменении ЭЛН по кнопке Получить из ФСС можно загружать сообщения по сотрудникам, подтвердившим свое согласие на обработку персональных данных о наличии состояния листка нетрудоспособности (рис. 5).
Рис. 5. Получение сообщений из СЭДО ФСС РФ
В результате загрузки сообщений от ФСС работодатель получает информацию о номере и статусе ЭЛН. Программа предоставляет возможность сразу обработать полученное сообщение. К требующим обработки сообщениям относятся:
- новые сообщения;
- сообщения о закрытых ЭЛН;
- сообщения об аннулированных ЭЛН.
Новые сообщения требуется Получить из ФСС и на их основании зарегистрировать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 неявки.
Полученные сообщения о закрытых ЭЛН требуют создания, загрузки и проведения документов Больничный лист.
Получение сообщений об аннулированных ЭЛН влечет за собой обработку ранее проведенных документов Больничный лист. Обработка производится в списке сообщений в колонке Больничный. Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений:
- Все сообщения;
- Последние;
- Требующие обработки.
По кнопке отбора Последние в списке доступны сообщения с последним статусом для всех электронных листков нетрудоспособности.
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Преимущества эдо
Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
- автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
- ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
- отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
- поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
- планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
- удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
- максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
- практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Проблемы внедрения
- Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
- Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
- Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
- Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.
Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.
Прогноз на теннис: го соэда — ву тунь-линь — 25 января 2022
В 1/16 финала челленджера в Колумбусе японец Го Соэда сыграет против Ву Тунь-Линя из Тайваня.
Ву Тунь-Линь
23-летний представитель Тайваня плодотворно провёл начало года. Ву сыграл на всех трёх турнирах в итальянском Форли, где не добился особых результатов, но точно смог более-менее набрать форму. На последнем челленджере в Форли Ву дошёл до 1/8 финала. При этом в 1/16 финала Тунь-Линь смог совершить сенсацию и переиграть поляка Каспера Жука – 4:6; 6:3; 7:5. А вот в 1/8 финала Ву уже не справился с Джанмарко Мрони из Италии – 6:7 (8:10); 3:6.
Го Соэда
37-летний представитель Японии в свою очередь в первых числах января пытался показать себя в Австралии, где толком у него этого сделать не удалось. Соэда не очень удачно сыграл на челленджере в Траралгоне. В 1/16 финала Го переиграл Эрнеста Гулбиса из Латвии – 3:6; 6:3; 7:5. Но в 1/8 финала Соэду уже не хватило в противостоянии с американцем Джеффри Волфом – 2:6; 6:4; 4:6. Затем Соэда проиграл в своём первом же матче в квалификации в основную сетку Australian Open Фредерику Феррейре Силве из Португалии – 6:2; 6:7 (5:7); 2:6.
Прогноз
У букмекеров фаворитом в этом противостоянии считается значительно более молодой Тунь-Линь, но всё же не будем забывать, что Ву сыграл свой последний матч в Италии 19 января, а это значит, что ему ещё потребовалось несколько дней, чтобы освоиться в Колумбусе. В целом же у Соэды, как показывают его матчи, есть силы для побед, хотя бы над такими соперниками, главное для японца не затягивать матч, а иначе ему уже может попросту не хватить физики.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
С развитыми workflow-средствами (wf)
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Согласие работника на получение уведомлений от фсс
На сайте ФСС приведен ответ на вопрос .
ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.
Работодатель, не применяющий СЭДО, обычно получает информацию о состоянии здоровья сотрудника от него самого: по желанию сотрудника предоставить информацию о временной нетрудоспособности и наличии больничного листка. В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена подготовка заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН и контроль за получением таких согласий. В меню Кадры — Пособия — Согласия на уведомление об ЭЛН можно напечатать персонифицированный бланк заявления (рис. 3).
- Ожидает подписания;
- Подписано;
- Не планируется подписывать.
Рис. 3. Согласие работника на уведомление об ЭЛН
Состояния Согласия на уведомления об ЭЛН отображаются в списке сотрудников (рис. 4).
Рис. 4. Состояния согласий сотрудников на уведомления об ЭЛН и подписок на получение информации от ФСС
Можно сформировать и зарегистрировать заявления-согласия работников на обработку персональных данных о состоянии здоровья списком.
Если от работника получено согласие, то по одноименной кнопке следует Включить подписку на получение информации от ФСС об изменении статуса ЭЛН (см. рис. 4). Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, по одноименной кнопке следует Отключить подписку.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
- единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
- легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
- стандартизацию форм и реквизитов;
- регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
- индивидуальное и коллективное внесение изменений;
- наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
- создание аналитической, статистической и другой отчетности;
- архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Требования к системам документооборота сэд
- Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
- Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
- Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Электронные архивы (эа)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
