Получение GLN-кода — помощь в присвоении GLN-номера |

Основные виды сообщений

Основными считаются следующие сообщения EDI :

• COMDIS – коммерческая дискуссия,
• PRICAT – прайс-лист,
• ORDER – заказ,
• ORDRRSP – подтверждение заказа,
• DESADV – уведомление об отгрузке,
• RECADV – уведомление о приемке,
• INVOICE – счет,
• SLSRPT – отчет о продажах,
• INVRPT – отчет об инвентаризации.

Что это такое?

EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.

При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).

Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.

В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.

На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Чтобы начать обмениваться документами по edi необходимо:

• получить номер GLN;
• выбрать вариант подключения (полная интеграция или Web-EDI),
• выбрать авторизованного провайдера EDI,
• осуществить подключение,
• начать работать.

Для более детального знакомства с технологией EDI и практикой ее применения приглашаем посетить наш семинар «Электронный обмен данными (EDI)»

Что плохо

Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:

• использование различных форматов однотипных документов (каждая фирма может использовать свой формат) – сложность извлечения полезной информации;
• чрезмерная степень применения ручного труда при оформлении или обработке документов («человеческий» фактор) – возможность внесения ошибок в документы и необходимость в дальнейшем их поиска и исправления;
• низкая скорость (производительность) выполняемых операций при оформлении и обработке документов (ручное преобразование и перенос информации из документов в учетную систему и обратно);
• отсутствие гарантий качества работы и контроля за передачей сообщений по общедоступным каналам доставки документов /сообщений (факс, электронная почта);
• отсутствие гарантий конфиденциальности передаваемой информации;
• необходимость создания и поддержания индивидуального способа обмена документами с каждым партнером;
• экспоненциальное нарастание проблем при увеличении количества партнеров и интенсивности коммуникаций при взаимодействии с каждым партнером индивидуально.

Также  применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и  новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком)

Что такое gln — личный неповторимый номер и что с ним делают

Это уникальное сочетание цифр, которое помогает определить компанию среди других и создает возможность подключения к электронному документообороту и сервису EDI. Именно поэтому требуется получить идентификационный код. Это не просто очередная формальность, которой обязывают пользоваться всех предприятия в стране. Это инструмент, который открывает интересные возможности, но о них мы поговорим ниже.

Применяется в различных системах для того, чтобы кратко и полно описать юридическое лицо в документах. Он не повторяется, уникален для каждой фирмы. Он создан таким образом, что с его помощью можно легко определить не только конкретное юридическое лицо, но также его физические объекты – о каком подразделении, филиале или складе идет речь.

Обычно состоит из 13 цифр. В начале ставится префикс страны – для России это комбинации 460-469. В конце – контрольное число. Главное требование, которое всегда должно выполняться – неповторимость. Если одному предприятию он был присвоен, то ни для какого другого уже не может быть использован.

Кроме того, EDI работает исключительно в соответствии со своими жесткими стандартами, поэтому без этого номера недоступен обмен данными. Это важная опция, ведь в Финляндии, России и Бразилии все организации идентифицируются только по GLN. Частичным аналогом в РФ допустимо назвать БИК, ИНН и подобные.

Каждый из этих видов призван, чтобы выделять организацию среди тысяч таких же. Но в любой стране свои стандарты кодирования, поэтому в случае, когда взаимодействуют две компании из разных государств, нужно использовать международные комбинации цифр, это поможет решить проблему подготовки коммерческих документов.

Сейчас список ГЛН контролируется специально созданной ассоциацией под названием GS1. Она занимается вопросами, связанными со стандартизацией учета и использования ШК на разных логистических единицах. У фирмы есть представительство во всех странах, в том числе и в РФ.

Основные преимущества технологии:

• прямое снижение накладных расходов по ведению документооборота (объем первичных бумажных документов, трудозатраты персонала,
• курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.),
• упрощение контроля операционной деятельности (товародвижение),
• упрощение взаимодействия с контрагентами,
• существенное увеличение скорости оборота и снижение объемов складских запасов,
• повышение рентабельности оборотного капитала,
• упрощение и увеличение эффективности внедрения средств (терминалов сбора данных) и технологий автоматизации учета,
• возможность внедрения новых технологий взаимодействия участников цепей поставок  – VMI и CPFR,
• оптимизация и повышение эффективности бизнеса.

Базовые принципы:

• Стандартизованность
• Структурированность

Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.

При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных “бумажных” документов, применяемых в экономической деятельности.

Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.

В каких целях пригодится

Когда предприятие использует только бумажный документооборот, то в каждой сделке и договоре придется прописывать все имена, адреса, реквизиты. Нужно вписать информацию для перевозчика, продавца и покупателя. Все эти строчки занимают много места. Часто встречаются ошибки, которые делают документ юридически недействительным.

Если пользоваться электронным документооборотом, то для взаимодействия между разными станциями, ERP или информационными системами потребуется только использовать ГЛН. Если его задействовать, то все нужное легко достать автоматически, не заглядывая в архивы.

Есть глобальный реестр, доступ в который открывается по коду, эта информация хранится партнерами также во внутренних сетях. Регулярно и централизованно проходит обновление.

С помощью идентификатора получается определить компанию или ее подразделение как внутри фирмы, так и за ее пределами. Можно узнать, какой это тип объекта – офис, склад, производственный или распределительный центр, место торговли, уточнить его регион, контактные данные. Становятся видимыми банковские реквизиты, требования к доставке товаров и ограничениям.

Для чего используется:

• для определения участника ЭДО – продающей или покупающей стороны, перевозчика, плательщика, грузополучателя и отправителя;
• в операциях по доставке и перевозке для определения адресатов и физических объектов – через GLN можно отметить в карточке «доставить в населенный пункт»;
• в части формирования штрих-кодов его нельзя заменить, он задействован в символике EAN-128 вместе с идентификаторами применения AI;
• в операциях электронной коммерции.

При помощи ГЛН можно:

• обеспечить для компаний универсальный метод обмена данными и идентификации в мире;
• узнать все необходимое об объекте из регистра GS1.

Давайте все же уточним, Global location number, что же это такое – код, который используется, чтобы определить:

• определенное юрлицо;
• нахождение объекта по факту;
• функционал филиала или офиса;
• где находится место в цифровом мире.

Для каждого подразделения внутри одной организации создается свой отдельный ГЛН, чтобы можно было их различать, например, отличить один распределительный центр от другого. При желании можно даже отделить какой-то этаж или кабинет, причал в порту или двор.

Можно не формировать каждый раз новый номер, например, для стеллажей. Реально просто задействовать тот же идентификатор, только в виде формулы. Особенно это актуально, если фирме требуется решение для отслеживания товарных запасов. Подобная система помогает организовывать понятное и наглядное управление.

Если же у компании много филиалов или сложная структура, то предпочтительнее все же формировать для каждого случая отдельные комбинации.

Где же выход?

Существует решение, которое позволяет преодолеть все названные ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).

Где применяется

Global Location Number изначально вводился для упрощения документооборота и идентификации торговых партнеров. По указанному коду можно получить следующую информацию:

• о компании-партнере
• об адресе нахождения;
• об основной функции (например, логистическая компания, магазин и т.д.);
• об адресе филиала, подразделения или отдельного объекта партнера (для этого необходимо получить отдельный код).

Для компаний с большой и сложной структурой можно оформить GLN на каждый отдел, филиал, структурное подразделение. Например, крупная торговая сеть может оформить номера на каждый свой магазин и склад. Для считывания номера на документы и товар наносятся штрих-коды, либо электронные метки EPC/RFID. Их использование ускоряет и оптимизирует поставки, отгрузку и приемку продукции.

Большинство крупных торговых сетей и маркетплейсов работают с поставщиками через электронный документооборот. Поэтому предпринимателям, которые планируют продавать товары таким способам, необходимо иметь ЭЦП, получить Global Location Number. Для многих видов продукции использование кода в маркировке является обязательным требованием. Например, изготовители, импортеры и оптовые продавцы лекарств обязаны указывать этот номер на транспортной упаковке.

С января 2021 года вступил в силу Приказ МЭР № 478. Им введен новый порядок регистрации деклараций соответствия на продукцию. Одним из новых требований является указание в декларации GLN-номера для производителей. Поэтому до прохождения декларирования необходимо получить код GLN.

Где применяются gln личные, определяющие конкретную организацию, номера и где их взять

Современным компаниям приходится очень быстро развиваться и постоянно обрабатывать огромное количество документов, коммерческих и финансовых. Если пользоваться традиционной системой их обмена с поставщиками и покупателями, то на это будет уходить много времени, бумаги и сил. Нужно будет контролировать каждый файл, следить, чтобы он был без ошибок и вовремя дошел до контрагента.

Даже документооборот посредством email слишком неповоротливый. Все это ограничивает возможности развития фирмы, ведь если придерживаться этих схем, то подстраиваться под ситуацию и догонять конкурентов-лидеров сферы станет невозможно.

Значительно проще перейти на электронный документооборот. Это поможет избежать большинства ошибок, особенно из-за сотрудников – программа сама будет заполнять все необходимые поля. Чтобы идентифицировать себя в системе компании потребуется провести маркировку – заказать ГЛН. Поэтому применять его придется приобретать всем организациям, которые планируют работать на любом рынке.

Зачем нужен gln?

Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект).

Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1( в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.).

Идентификационные номера GLN ежедневно широко используются более чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности

Из чего состоит номер

Уникальный идентификационный номер cостоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трехзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом.

Как выглядит gln

Идентификатор GLN всегда включает 13 цифр. В нем «шифруются» данные об организации. предпринимателе или их объектах. Первые 2 или 3 цифры в коде всегда отданы под национальный префикс. Например, для российских компаний присваивается префикс в диапазоне 460-469. По префиксу можно сразу понять, из какой страны ваш партнер по сделке.

Последний символ является контрольным числом. Остальные цифры используют для кодирования информации о компании или объекте. Произвольно сделать себе набор из 13 цифр и использовать его в документах нельзя, так как его не распознает система электронного документооборота.

Как гарантируется достоверность и конфиденциальность

Провайдер должен обеспечить не только быструю и правильную передачу данных, но также она обязана быть полностью защищенной от публикаций и утечки информации. Безопасность всех операций обеспечивается тем, что все сообщения проходят шифрование и различные алгоритмы, призванные защищать протоколы.

Передаваемый текст также должен быть достоверным. Его следует передавать так, чтобы в процессе отправки и получения было нельзя его корректировать, менять в нем какие-то строчки или суммы. Для отслеживания этого момента на отдельных участках в процессе передачи проверяются контрольные суммы.

Документ гарантированно дойдет от отправившей стороны до получающей. Об этом сообщит специальный механизм оповещения. Отправитель автоматически узнает о том, что его информация дошла до точки назначения.

Как добавить номер в сбис

В разделе «Документы/Маркировка» откройте блок «Настройки», найдите организацию и укажите идентификационный номер в поле «GLN».

Как получить номер gln

Реестр кодов Global Location Number ведется в международной системе GS1. В каждой стране есть официальные операторы указанной системы, которые занимаются проверкой заявок и документов, присвоением GLN. Также эти услуги могут оказывать официальные провайдеры международной системы электронного документооборота EDIN.

Процесс получения Global Location Number заключается в следующем:

• юридическое лицо или ИП должны иметь действующую усиленную квалифицированную электронную подпись (если ЭЦП нет, ее можно получить через один из удостоверяющих центров);
• нужно обратиться к официальному провайдеру GS1 или EDIN, заполнить заявку, направить документы и сведения на организацию, структурное подразделение или объект;
• при заключении договора можно сразу выбрать срок обслуживания (например, можно получить идентификатор на 1 или 3 года, в зависимости от целей заказчика);
• заказчик оплачивает услуги провайдера;
• после проверки заявки будет присвоен уникальный Global Location Number, а сведения о нем включат в реестр.

Есть еще один вариант получения кодов. Для этого можно вступить в ассоциацию GS1, после чего коды будет присваиваться бесплатно. Но членство в ассоциации GS1 обязывает платить вступительные и ежегодные взносы. Поэтому такой вариант подойдет только крупным компаниям.

До истечения срока действия Global Location Number его можно продлить. Для этого также необходимо обращаться к провайдерам GS1. При продлении числовая комбинация не изменится, поэтому вносить изменения в договоры, документы и маркировку не придется.

Кто и как должен получить gln

Производители, импортеры или оптовые продавцы, которые агрегируют лекарства в транспортные упаковки с новыми SSCC-кодами, должны получить GLN. Для этого обратитесь к менеджеру.

Наиболее восприимчивые области применения:

• Дистрибуция,
• Ритейл,
• Управление складами,
• Транспорт,
• Банковская сфера и управление денежными потоками
• и т.д.

Недостатки

Минусов у применения этого способа идентификации практически нет. Потребуется платить каждый год за участие в ассоциации или продление купленных кодировок. Также каждый новый ГЛН придется регистрировать заново, нельзя зафиксировать один, а потом остальные самостоятельно придумать. Каждый раз нужно обращаться в ассоциацию и делать запрос.

Получение номера gln компании и рекомендации, как его лучше внедрять

Чтобы начать участвовать в ЭДО, следует пройти по нескольким простым шагам:

• подать заявление на получение ГЛН, оформить его;
• выбрать удобный вариант, которым будет подключаться контрагент к системе;
• подобрать подходящего провайдера, с которым легко сотрудничать;
• выполнить подключение;
• эффективно работать и повышать прибыль.

После этого можно будет идентифицировать любую часть предприятия, его филиалы, склады, дворы или отдельные магазины. Если правильно внедрить его в работающую сеть организации, то серьезно улучшится логистика, уменьшатся склады, минимизируются ошибки.

Не будет документов, которые нужно переделывать и отправлять заново на печать, не будут теряться бумаги. Скорость обмена станет такой, что один файл отправится и будет получен не за день-неделю, как при обычном документообороте, процесс обмена бумагами займет несколько минут.

Преимущества

Мы разобрались, что такое это – GLN код поставщика и где его можно взять, теперь давайте посмотрим, какие достоинства есть у этого способа.

В первую очередь стоит отметить точность и простоту. Один набор цифр заменяет множество строчек с объяснением объекта, его места, филиала, адреса и других данных. Кроме того:

• нет дублирования – разные фирмы не смогут использовать один код для описания собственного подразделения, для каждого предприятия собственные цифры;
• комбинация значима и применима во всем мире – с помощью нее можно описывать компанию в любой стране и городе, при взаимодействии с другими контрагентами и на внутрифирменных каналах;
• много отраслей – используется в любом типе, независимо от направления деятельности;
• серьезная экономия на доставке – не потребуются курьеры, почтовых расходов тоже не будет;
• оптимизируется бизнес – повышается скорость обработки заказов, подписания документации и улучшается взаимодействие с контрагентами;
• складские запасы снижаются, нет необходимости в больших забитых складах.

Преимущества идентификационных номеров gln

Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.

При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:

• тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);
• регион;
• почтовый адрес;
• номер телефона, факса;
• контактное лицо;
• информация о банковских реквизитах;
• требования и ограничения доставки и пр.

Преимущества появляются за счет:

Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.

Стандарты

EDI базируется на следующих основных стандартах:

В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:

• GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) –уникальный идентификационный номер торговой единицы в системе GS1. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара.
• GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.
• SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки (СКТУ) – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.

Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:

• уникальными – способ формирования номеров обеспечивает уникальность каждого номера;
• международными – данные номера являются уникальными во всем мире;
• многоотраслевыми – не значимый характер номеров позволяет последовательно идентифицировать любой объект, независимо от вида предпринимательской деятельности;
• Простая структура номеров позволяет автоматизировать обработку и передачу данных.

Структура

Так как любой ГЛН создается в соответствии с жесткими условиями и по определенным правилам, то есть некоторые требования к его виду. Он:

• с фиксированной длиной, ограниченной 13 цифрами, обрабатываемой как единое целое;
• начинается префиксом компании, которая присвоила ей нумерующая ассоциация;
• со структурой внутри кода, которая тоже определена правилами;
• цифровой, уникальный и неповторяемый;
• заканчивается контрольной цифрой, которая вычисляется в зависимости от предыдущих 12-ти.

Сфера применения

В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.

Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:

• для осуществления торговых операций формируется бумажный документ;
• данный документ передается по каналам факсимильной связи, e-mail или другим каналам передачи данных адресату;
• деловой партнер, получивший электронный документ воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;
• с принятого документа вручную осуществляется ввод необходимых данных в информационную (учетную) систему своего предприятия.

На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.

Технология работы

Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров.

Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату.

Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса.

Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в т.числе и с международными).

Первоначально сообщения передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что могли позволить себе лишь крупные компании. Появление Интернет и возможность использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.

Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:

1. Покупатель высылает поставщику заказ;
2. Поставщик автоматически загружает заказ в свою учетную систему;
3. Поставщик после корректировки по реальным остаткам на складе отсылает подтверждение заказа и формирует внутреннюю накладную на отгрузку;
4. Поставщик после отгрузки одним нажатием формирует и отсылает покупателю уведомление об отгрузке;
5. Покупатель после приемки по уведомлению об отгрузке автоматически формирует и высылает поставщику уведомление о приемке;
6. Поставщик на основании уведомления о приемке автоматически формирует расходную накладную;
7. Поставщик выгружает покупателю электронный вариант расходной накладной;
8. Покупатель загружает в свою учетную систему расходную накладную поставщика.

При этом все сообщения передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной доставке.

В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:

• Полная интеграция учетной системы партнера с платформой провайдера. При этом предполагается автоматическая обработка входящих и генерация исходящих сообщений в учетной системе предприятия. Для интеграции необходимо разрабатывать и согласовывать форматы экспорта – импорта информации и технологию передачи сообщения в систему провайдера. При таком варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.
• Второй вариант – частичная интеграция – использование Web-EDI. Взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер или специализированный Web-клиент, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант работы не ведет к максимальному повышению эффективности, так как требует участия человека в приеме и передаче документов (ручной перенос данных из системы EDI в информационную систему и обратно), однако, характеризуется предельной экономичностью внедрения и использования.

Типичные форматы сообщений

В каждом глобально уникальном номере местонахождений GLN используют типы фраз EDI, давайте разберем, что это. Это заранее определенные комбинации слов, которые обозначают конкретные действия – уведомляют о приемке или продаже, отражают прайс-лист или заказ.

Несколько примеров:

• pricat – прайс с основными и акционными ценниками;
• invoice – счет на оплату;
• slsrpt – вся информация о продажах;
• invrpt – подобный предыдущему отчет, но уже о проведенных инвентаризациях;
• comdis – коммерческая дискуссия;
• desadv – уведомление о том, что отгрузка была произведена успешно;
• order – составленный заказ.

Использовать идентификационный набор цифр предстоит каждой компании, которая планирует взаимодействовать с другими на рынке — как российском, так и международном. Поэтому получить и внедрить идентификатор следует каждому предприятию, независимо от его направления деятельности.

Подведем итоги

Мы разобрались, что такое GLN код поставщика. Изучили его функционал, для чего и как именно его применяют, где его получить и как им пользоваться. Рассмотрели его структуру и технологию, по которой его внедряют в компанию. Выяснили, какие есть гарантии достоверности данных и конфиденциальности.

Количество показов: 26996