Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель

Роп зачем он нужен, и что это за мифическое существо | клуб продажников

4 этапа подбора человека на позицию ропа в продажах

Порядок выбора подходящей кандидатуры осуществляется в несколько этапов, что позволяет успешно закрыть вакансию в кротчайшие сроки.

Этап 1. Формирование профиля должности.

Для начала важно обозначить, какими профессиональными и личными качествами должен обладать будущий руководитель отдела продаж. Рассмотрим подробнее интересующие нас аспекты:

Обязанности РОПа в продажах подразумевают выполнение требований, перечисленных выше.

Этап 2. Первый этап собеседования с претендентом.

На первой встрече с кандидатом можно увидеть манеру поведения, выяснить, легко ли он идет на контакт. Также на первом этапе мы:

Первый этап обычно проводит специалист по персоналу или исполнительный директор.

Этап 3. Второй этап собеседования с претендентом.

На второй встрече выясняют, подходит ли человек с профессиональной точки зрения для вакансии РОПа. Беседа может проводится индивидуально или в группе, онлайн либо в офисе. Здесь мы выясняем:

На данном этапе собеседования говорят о зарплате РОПа. Она обычно включает три части: фиксированная часть вознаграждение за индивидуальные сделки премия по итогам продаж всего отдела. Здесь, конечно, необходимо присутствие генерального директора или владельца фирмы.

Этап 4. Адаптация.

Если РОП – это совершенно новая в компании должность, то руководителю отдела продаж предстоит самому вникать в текущие дела, штудировать материалы и разрабатывать необходимые положения. В случае если дела все же были переданы кем то, это может несколько упростить работу.

В этот период новоиспеченный начальник внимательно изучает:

Изучив подробно все данные, можно успешно приступать к выполнению основных обязанностей РОПа в продажах, что положительно скажется на работе команды и позволит повысить эффективность продаж.

Эти несложные правила помогут найти РОПа, который улучшит финансовые показатели компании и приведет их к стабильной цифре. В следующих материалах мы рассмотрим подробно, какими документами регламентируется работа отдела продаж и какими приемами должны владеть менеджеры.

Автоматизация бизнес-процессов

• Какие процессы автоматизировать.
• В какие сроки это желательно сделать, иначе работа «технарей» может затянуться надолго.
• Каких результатов он ждет от автоматизации. Например, если это автоматическое распределение поступающих заявок и лидов между менеджерами, должны ли они поступать ко всем равномерно или нужно выделить группу сотрудников, которым поручается 70% запросов.

Иногда руководитель участвует в выборе CRM для внедрения.

Тогда нужно дополнительно собирать информацию о существующих системах, анализировать, подходят ли они под задачи компании и помогать руководству и техспециалистам определиться с выбором.

Кадровые обязанности

Еще одно направление работы РОПа – формирование квалифицированного коллектива, который мог бы наращивать выручку компании. В рамках кадровой работы он делает следующее:

• определяет количество сотрудников, которое необходимо для выполнения плана по продажам, которое поставило вышестоящее руководство;
• определяет требования к кандидатам, чтобы они могли быть приняты в штат;
• изучает анкеты соискателей, чтобы выбрать тех, кого можно пригласить на собеседование;
• проводит индивидуальное или групповое собеседование, во время которого выясняет, есть ли у кандидата специфические навыки, нужные в продажах;
• разрабатывает систему адаптации для новичков, обучает их, проверяет полученные знания;
• регулярно оценивает работников;
• увольняет тех, кто систематически не выполняет план и не следует регламенту.

Контроль и мотивация в обязанностях ропа

Стремление сотрудника выполнять ту или иную задачу называют мотивацией. В зависимости от целей компании используют материальный и психологический стимул или их комбинацию.

Материальный стимул нацелен на четкое выполнение плана продаж либо получение конкретных показателей в работе и зависит напрямую от типа продаж, которые могут быть транзакционными, консультационными или стратегическими.

Система данной мотивации составляется при совместном участии представителей планово-экономического отдела и директора.

Другую систему мотивации – нематериальную – подготавливают, основываясь на личности каждого сотрудника и его внутреннем побуждении к действию.

Через несколько месяцев начальник отдела продаж обычно узнает психологический настрой своих подчиненных независимо от должности. Далее можно менять внутренние мотивации для сотрудников своего отдела в том или ином направлении.

Мотивация – это довольно сложное понятие. Более подробно о мотивации и ее способах можно узнать из других материалов нашего сайта.

Не существует четких указаний, с какой периодичностью проводить наблюдение и какими приемами пользоваться для проверки. Зная особенности компании, например виды продаж или цикличность контрактов, можно успешно подобрать инструменты для осуществления контроля.

Грамотно организованный контроль в отделе не помешает менеджерам планомерно достигать своих целей, не отнимая много ресурсов для отчетности и собраний. Правильно контролируя подчиненных, руководитель сможет увидеть, какой темп работы у каждого сотрудника и верный ли у него ориентир для выполнения поставленной задачи.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Чем меньше время, прошедшее с момента переговоров до фактического оформления сделки, тем жестче должен быть контроль. Таким образом, цикл сделки и этапы продажи сильно влияют на периодичность контроля.

Методы, применяемые для контроля, напрямую зависят от вида продаж. Это может быть система CRM, запись телефонных разговоров с клиентами, наблюдение за сотрудниками с помощью web-камер и другое.

Кто подходит на должность ропа

Руководитель отдела продаж является промежуточным звеном между собственником или генеральным директором компании и рядовыми сотрудниками. В процессе работы ему важно найти и поддерживать баланс между ниже- и вышестоящими сотрудниками. Ведь его отделу необходимо регулярно выполнять план по продажам, и в то же время самому РОПу нельзя слишком сильно давить на менеджеров, чтобы не снизить их лояльность к компании.

Во многих компаниях роль руководителя берет на себя лучший продавец отдела. Однако не каждый хороший специалист может одновременно быть и хорошим управленцем. Подбирая кандидата на эту должность, следует ориентироваться, прежде всего, на обязанности, которые ему придется выполнять.

Мотивация персонала

РОП прописывает мотивацию для сотрудников отдела. Причем, способы мотивации нужно подбирать индивидуально с каждым. Это определяется на этапе собеседования и уточняется в течение 1-2 месяцев совместной работы. 

Есть несколько видов мотивации, с которой должен уметь работать РОП:

• Материальная. Начинается с разработки KPI, в зависимости от степени выполнения которого, сотруднику назначается премия. KPI создается не навсегда и периодически его нужно пересматривать.
• Нематериальная мотивация обычно идет в ход, если в компании нет солидных бюджетов и премировать нечем. Это могут быть грамоты, поощрения, отгулы, обед с руководителем. В некоторых компаниях покупают одно большое, комфортное кресло и оно торжественно переходит к лучшему продавцу месяца, а остальные сидят на обычных офисных стульях.
• Частично нематериальная мотивация. Например, ДМС. Если она приобретается не на весь коллектив, а выборочно (и в него входит полный пакет медицинских услуг), то это тоже может являться стимулом для подчиненного.

Найм сотрудников в отдел

Даже если в компании есть HR-отдел, РОП принимает участие в найме менеджеров по продажам. Он может:

Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению

Проведение совещаний с сотрудниками по вопросам организации работы также входит в обязанности РОПа в продажах. Собрание проводится по следующему принципу:

Руководитель отдела может проводить различные совещания в зависимости от целей.

Чтобы мотивировать сотрудников, проводится ежедневное короткое совещание, где ставится план на день и дается определенный стимул для его выполнения.

Периодичность таких планерок может быть любой. Исходя из поставленных задач и фактических результатов, руководитель сам определяет время проведения пятиминуток.

Если в фирме не предусмотрена должность коуча, то обучение входит в обязанности РОПа в продажах. Он проводит типовые практические занятия для менеджеров:

Оперативные обязанности

В круг обязанностей руководителя входит контроль за текущей работой менеджеров. Поэтому от РОПа требуется умение применять такие инструменты:

• систему показателей, которые лучше всего характеризуют успехи менеджеров. Руководитель подразделения должен проверять динамику этих метрик ежедневно;
• отчеты по продажам. Именно РОПу придется сформировать удобный для себя формат отчетности. Эти отчеты подчиненные будут сдавать ежедневно, еженедельно и ежемесячно;
• планирование отгрузок, чтобы проданные товары попали к клиентам;
• организация ежедневных планерок, в процессе которых руководитель ставит перед персоналом актуальные задачи.

Планирование и декомпозиция как обязанности ропа в продажах

Обязанности РОПа в продажах предполагают планирование. Руководитель не только составляет план продаж для всего отдела, но и ставит задачи сотрудникам для ежедневного исполнения.

Анализируя итоги работы сотрудников в частности, а также приняв во внимание их предложения по увеличению сбыта, начальник составляет единую стратегию продаж для отдела в целом. Затем он сопоставляет свой план с тем, что предлагает вышестоящее руководство.

Как правило, эти планы весьма отличаются друг от друга. Спущенный сверху составлен с учетом текущих расходов, планируемых показателей продаж, прибыли за предшествующие периоды.

Внутренний основан на данных по текущим договорам, работа по которым еще не завершена. Увидев расхождения, РОП решает, нужно ли менять направленность в трудовой деятельности сотрудников.

Приведем пример внутреннего плана, составленного руководителем продаж. Допустим, у нас работает специалист по продажам Петров. Он должен подготовить отчет по текущему состоянию договоров.

К примеру, ИП Медведев просит счет на оплату, с ОАО «Иван да Марья» согласован проект договора, а ООО «Рога и копыта» просит продлить сроки исполнения обязательств по контракту еще на месяц.

Далее Петров подсчитывает суммы, которые в этом месяце поступят на счет компании, опираясь на статус клиентов. После несложных вычислений РОП может спрогнозировать реальную прибыль компании в этом месяце.

Руководитель отдела составляет четкий план действий для менеджеров, что позволит им оценивать свою работу, а РОПу успешно управлять отделом.

Для этих целей оптимально подходит CRM-система, но можно воспользоваться программой Excel. Отчет помещается на нескольких страницах одного файла, с обязательным использованием в ячейках готовых формул.

Одна из важнейших обязанностей РОПа в продажах – составить план продаж и сделать его разбивку на составляющие как для всего отдела, так и для каждого сотрудника в частности. Далеко не каждый руководитель на практике исполняет эти функции.

Пример:

Допустим, в среду сделок было совершено на 254 545 рублей, тогда оставшаяся сумма, равная 200 000 рублям, переходит на четверг. Таким образом, на следующий день у отдела будет задача продать на 654 545 рублей (454 545 200 000 = 654 545).

Планирование продаж

Руководитель отдела продаж — аналитик и стратег. Его задача — совместно с маркетологом или собственником разложить финансовую цель бизнеса на планы продаж:

• на год;
• квартал;
• месяц;
• по типу продукта;
• по типу клиентов.

Подбор ропа

Процедуру подбора руководителя в отдел продаж можно разделить на несколько этапов. Сначала необходимо составить профиль должности. Это максимально подробное описание человека, который подходит на должность. В профиле необходимо прописать данные сразу по нескольким направлениям:

• управленческие качества и компетенции;
• опыт в сфере продаж, опыт на руководящей должности;
• знание инструментов продаж, инструментов РОПа;
• личностные качества, особенности мышления.

После составления профиля должности формируется вакансия, которая будет размещена на соответствующих сайтах. В описании вакансии тезисно дублируется профиль должности, но в дополнение к нему добавляется информация о компании, условиям труда, особенностях работы.

• условия работы;
• результаты, которых должен достигнуть РОП;
• система денежной мотивации;
• обязанности;
• требования к образованию;
• необходимый опыт работы;
• компетенции, причем при перечислении необходимо ранжировать их по важности;
• личные качества.

Чем подробнее написана вакансия, тем меньше кандидатов на нее откликнутся. Поэтому собеседования можно проводить в три этапа. На первом оценить только адекватное потенциального работника, на втором – компетенции и на последнем – соответствие личности РОПа тем ценностям, которые приняты в организации.

Права руководителя

Кроме обязанностей, РОП имеет ряд прав. Например, он может вносить предложения и принимать меры по улучшению процесса продаж. Причем его права распространяются не только на скрипты или общение с клиентами, но и на каналы привлечения, способы касания потребителей. Ведь руководитель разбирается в психологии покупателя и знает особенности каждого сегмента ЦА.

Второе право связано с кадровыми обязанностями. Так как именно РОП занимается формированием своего отдела, он должен не только нанимать подходящих работников, но и увольнять тех, кто трудится неэффективно. Причем именно за ним должно оставаться последнее слово при принятии решения о расторжении трудового договора.

Проведение планерок и совещаний

Каждый день РОП собираетесь со своим отделом или каждым по отдельности и обсуждает, что он планировал, что получил и какой план на сегодня. С одной стороны — это контроль и управление, с другой стороны — помощь менеджерам в достижении их личных планов продаж.

Процессные обязанности

Вторая группа задач связана с контролем за повседневными процессами, происходящими в подразделении. Процессы можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние касаются только работников этого отдела. Чтобы контролировать их, руководитель собирает отчетность, внедряет dashboard, проводит проверки по чек-листам, замеры рабочего времени.

Вторая разновидность процессов – внешние, связанные с другими структурными подразделениями фирмы. Руководитель должен общаться с бухгалтерией, отделом маркетинга, отделом производства. 

Работа с персоналом: обучение и развитие

В обязанности руководителя отдела продаж входит обучение менеджеров. Он может учить их сам — при помощи обратной связи и разбора рабочих кейсов, или заняться поиском тренера по продажам или профильного обучения для менеджеров. В любом случае РОП следит за результативностью обучения — чтобы специалисты не просто «прослушали», а научились, попробовали и внедрили знания в работу.

Разработка дальнейшей стратегии продаж

Разработка инструкция для персонала

Обязанность руководителя отдела продаж — проработать всю внутреннюю документацию для отдела продаж:

Рэо — роп

Требования к руководителю отдела продаж

Основные функции руководителя отдела продаж это управление подразделением, а также контроль выполнения поставленных задач как отдельными сотрудниками, так и всем коллективом. Глава отдела заинтересован в улучшении стратегии продаж и совершенствовании различных показателей, влияющих на эффективность работы команды.

На должность руководителя отдела продаж обычно назначают человека, обладающего разносторонними знаниями.

Преимуществом для кандидата будет наличие опыта и следующих практических навыков: