MICE менеджмент: деловой туризм, конференции, тимбилдинг, инсентив туры

Conferences

Что: конференции, конгрессы, симпозиумы. В эту же категорию принято включать и выставки.

Зачем: Призваны формировать имидж и репутацию компании. Акцентируют внимание участников на деловой привлекательности компании. Выставки используют для демонстрации собственных достижений и поиска новых рынков сбыта.

Нюансы: Невозможны без яркой, продуманной корпоративной составляющей: презентаций, программы для участников и гостей, сувенирной и печатной продукции, экскурсий, торжественных ужинов, спецоборудования для конференций. Также вам предстоит заниматься визовой поддержкой, авиабилетами, трансферами, экскурсиями, переводчиками…

Events

Что: туры и поездки, цель которых – посетить интересные компании международные события.

Зачем: событийный туризм – это уникальный шанс интегрироваться в значимые мероприятия из области спорта, культуры и искусства.

Нюансы: плотно завязаны на бронировании отелей и билетов в «горячий сезон», сотрудничестве с PR-службами и негибкими спортивными, культурными и прочими комитетами.

Handmade

Селф-сервисом не брезгуют многие российские компании вне зависимости от размера и статуса. Все задачи по подготовке мероприятий, конференций или корпоративных туров выполняют помощники, кадровики или специально созданные для этого подразделения. Принципиальный отказ от работы с аутсорсерами основан на убеждении, что привлечение посредников нецелесообразно и финансово невыгодно. Убеждение, кстати, вполне здравое. И вот почему:

• Связь между компанией и агентством будет осуществляться через секретаря и менеджера. Каждый из них может понять задачу по-своему. Результат в этом случае непредсказуем.
• Работать с MICE-компанией – то же самое, что поручить организацию свадьбы мечты агентству. В последний момент вам могут привести не те цветы, не те шары и китайские фонари желаний вместо живых голубей. Вернуть деньги за оказанные недоуслуги практически невозможно. Поэтому обращаться стоит только в проверенное и рекомендованное агентство.
• Основная проблема большинства современных фирм, предоставляющих услуги – равнодушие к заказчику. Владельцем может быть пылкий и ответственный гражданин, но вот работники нередко оставляют желать лучшего. Они могут вовремя не подтвердить бронь билетов, заказать плохую гостиницу, плюнуть на корпоративную символику – и никто их за это не уволит, деньги-то получены! Другое дело, ваш секретарь – попробуй он напортачить – тут же получит выговор или будет уволен.

Incentives

Одно из популярных и продуктивных видов бизнес туризма. Поездки неформального статуса часто совмещают деловую и развлекательную программы. Эта возможность для сотрудников, партнеров или клиентов очень удобна – презентация новых разработок или продуктов, командный тренинг, корпоративный праздник вполне могут быть проведены в сочетании с программой активного отдыха.

Цель – придать MICE поездке побудительный вектор, объединить туризм развлекательный, обучающий и деловой.

Инсентивы рассчитаны на проведение и в России, и за рубежом, от отдыха в отелях до горнолыжных курортов и любых экстремальных программ. В странах шенгенского договора или Азиатско-Тихоокеанского региона для туризма делового направления ограничений не существует, кроме тех, что установлены рамками бюджета.

Meetings

Эта часть делового туризма подразумевает организацию встреч любого формата и масштаба. Переговоры с коллегами, партнерами – на протокольных заседаниях, неофициальных встречах (брейк, фуршет или банкет). Может являться самостоятельным событием, или быть одним из средств списка мероприятий MICE туризма.

Цель – создать или закрепить положительный имидж, повлиять на ход переговоров, провести исследования рынка, получить подтверждение намерений потенциальных партнеров.

Mice-перевод (mice)

• Главная
• Отрасли
• MICE-перевод

О направленииMICE (от англ. Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) — область индустрии делового туризма, связанная с организацией и проведением различных корпоративных мероприятий. Понятие MICE образуют четыре базовых направления: meetings — корпоративные встречи, презентации, переговоры и т. д., incentives — поощрительные или мотивационные туры и программы, тимбилдинги, обучение персонала, корпоративные праздники, conferences — конференции, конгрессы, съезды, форумы, семинары и т. д., exhibitions — выставки, имиджевые мероприятия (фестивали, благотворительные концерты и т. д.)

В корпоративных мероприятиях принимают участие представители самых разных профессий и отраслей экономики. К основным целям MICE-мероприятий относится:

• проведение встреч, презентаций и переговоров с деловыми партнёрами;
• посещение профессиональных мероприятий (конференций, выставок, конгрессов, семинаров, форумов, съездов и т. д.);
• установление деловых контактов, привлечение новых партнеров, клиентов, инвесторов, поставщиков и т. д.;
• обучение, участие в тренингах и программах по повышению корпоративной культуры или командообразованию (тимбилдингах);
• участие в поощрительных или мотивационных мероприятиях/турах/программах, проводимых компаний для сотрудников или партнеров;
• привлечение внимания инвесторов, партнеров и клиентов к бренду и продуктам/услугам компании за счет проведения имиджевых мероприятий, PR-событий, участия в выставках.

Востребованные услуги

• Переводческое сопровождение текущей деятельности
• Перевод и локализация сайтов
• Письменный перевод контрактов, соглашений, договоров
• Письменный перевод маркетинговых и рекламных материалов
• Устный последовательный перевод на различных мероприятиях
• Устный синхронный перевод на различных мероприятиях
• Предоставление оборудования для синхронного перевода
• Работа с материалами, составляющими коммерческую тайну
• Конфиденциальный перевод
• Нотариальное заверение и апостиль

Несколько клиентов

• ОАО «Зарубеж-Экспо»
• Выставочная
• AuditoriumConferenceGroup
• Компания Quorum
• ГП «РЕСТЭК»

География проектов и языки перевода

• География проектов: Индия, Китай, Вьетнам, Сербия, Казахстан, Беларусь, ОАЭ, Алжир
• Основные рабочие языки по выполняемым проектам –английский, китайский, арабский, сербский, вьетнамский
• Значительный опыт сотрудничества с ведущими выставочными компаниями и event-агентствами, рекомендации постоянных партнеров, высококвалифицированные кадры, все виды устного перевода, предоставление оборудования

Важные качества

Личные качества:

• врожденная способность к сервисному обслуживанию
• креативность, нестандартное мышление
• умение вести переговоры
• коммуникабельность
• организационные навыки
• аналитическое и системное мышление
• активная жизненная позиция
• способность оперативно принимать решения
• высокая работоспособность
• дисциплинированность, пунктуальность, ответственность

Профессиональные качества:

• знание партнерской базы по направлениям
• знание онлайн-систем бронирования: GTA, TRAVCO, Kuoni и др.
• опыт работы с системами бронирования глобальных гостиничных брокеров
• опыт в подготовке предложений для тендеров, в том числе, оформление и презентация, защита проектов
• умение вести деловую переписку
• свободное владение английским языком — разговорным и письменным
• опыт в работе на выставках и в work-shop разных стран
• навыки организации тим-билдинговых программ, собственная артистическая и развлекательная база.

Внешний туризм

Организуем mice-мероприятия в странах Европы, Америки и других. Оказываем полный комплекс международного business travel:

• Организация выездного мероприятия.
• Бронирование авиа и ж/д билетов.
• Трансфер.
• Бронирование гостиничных номеров.
• Оформление необходимых для въезда в зарубежные страны документов.

Профессиональный опыт нашей компании позволяет разрабатывать mice-туры под индивидуальные пожелания клиентов, отступаясь от шаблонных туристических направлений и развлечений.

Внутренний туризм

Организуем внутренний mice-туризм в пределах Российской Федерации и союзных государств, где действует безвизовый порядок въезда и не требуется оформление заграничного паспорта.

С учетом пожеланий и корпоративных ценностей:

• разработаем идею и план мероприятия;
• организуем доставку, трансфер и расселение участников eventa.

Выполняем различные нестандартные пожелания клиента: например, наличие личного водителя, присутствие на ивенте персонального менеджера.

Инсентив-туризм

Инсентив («incentive» в переводе с англ.яз. означает «побуждение», «поощрение») – это тревел-программы, цель которых – мотивация сотрудников компании, ее представителей, а также клиентов.

Успех компании зависит от людей, работающих в ней. В условиях конкурирующей среды повышение заработной платы – уже не мотиватор труда. Самым популярным способом поощрения и развития результативности в работе является организация креативных поездок.

Цель инсентив-путешествий – вознаграждение за достигнутые успехи, мотивация на новые, а также сплочение коллектива. Привлечение клиентов компании к участию в evente обусловлено намерением отблагодарить их за сотрудничество и подтолкнуть к новым вложениям.

Мы организуем корпоративный travelling, который надолго запомнится всем его участникам. Инсентив-программа может включать в себя участие в экскурсиях и круизах, посещение выставок и др.

Интересные факты

Средняя стоимость корпоративного тура складывается из многих составляющих. Например, тур для группы из 200 человек в один из городов Краснодарского края включающий перелет, проживание, питание, деловую и развлекательную программы, составляет примерно 4-5 млн. руб.

Что такое инсентив-туры? Это поощрительные путешествия, которыми премируют лучших сотрудников, такие как, например, поездка на чемпионат мира по футболу или праздник пива Октоберфест в Германиии, ориентирование на местности с элементами тим-билдинга в какой-либо экзотической стране или участие в регате.

Что такое тим-билдинг? В последние годы огромную популярность приобрел тим-билдинг, который представляет собой целые сценарные мероприятия, включающие соревнования, образовательную и развлекательную программы, театрализованные элементы. Вид тим-билдинга зависит от местности, куда выезжают клиенты.

В Краснодарском Крае компаниям предложат морские развлечения, выезд на яхтах, кораблях. В Алтайском крае устраиваются игры на природе, в лесу, часто включающие в себя и спортивные соревнования. В городах популярен «квест», то есть участники должны отправиться в путь, ориентируясь по карте, найти какой-либо предмет, который поможет им выиграть.

История развития делового туризма

Чтобы четко представить алгоритм развития делового туризма и выделения из него отдельного направления – MICE, приглашаю заглянуть в прошлое. Практически вся дальнейшая история человечества напрямую связана с деловым туризмом. В VII-X вв. суда арабских купцов бороздили воды морей и океанов.

Среди купцов было много образованных людей. Серьёзно рассчитывающий на успех купец должен был знать грамоту и счёт, иностранные языки, иметь представление о законах и обычаях других стран, разбираться в юриспруденции и морском деле. Средневековые купцы были первыми бизнесменами, заключавшими торговые сделки, налаживая международные связи, обменивая товары своей страны на изделия чужестранцев, таким образом развивая и влияя на мировую политику и экономику.

Необходимость и любопытство толкали к деловым путешествиям: например, торговыми караванами из Западной Европы в Китай, так возник Великий Шелковый путь, или благодаря морским походам Христофора Колумба, Васко Де Гама и Марко Поло были открыты новые земли, проложены новые маршруты, наведены торговые мосты между континентами.

Именно в это время зарождаются первые, робкие предвестники современной системы туризма – постоялые дворы, караван-сараи, корчмы-где путешественнику предлагали отдых, питание, размещение.

Как нельзя лучше, об этом написал профессор Роб Девидсон, преподаватель Лондонского университета Гринвич: «Бизнес-туризм связан с людьми, которые вынуждены путешествовать по работе. Тем самым, представляется одна из самых древних форм туризма, когда с древних времен человек осуществлял путешествия с деловыми целями».

Определение делового туризма

Деловой туризм – это общее понятие, объединяющее следующие цели деловых поездок: встречи и ведение переговоров, научные экспедиции и конференции, инсентив программы, краткосрочные стажировки, тренинги, обучение во время обмена опытом, инспекция представительств, презентации.

Место работы

Туристические компании (MICE-подразделение)

Специализированные агентства по деловому туризму

В настоящее время в России большую часть рынка делового туризма занимают крупные зарубежные и российские компании: American Express, Zelenski Corporate Travel Solutions, Carlson Wagonlit Travel, HRG, BCD Travel, ATH-Business Travel Solutions, Nicko Travel Group, Jenico Travel, UniFest Travel, «Аэро Клуб Тур» и др.

Они предоставляют полный спектр услуг: от индивидуальных деловых поездок до выездных корпоративных мероприятий на 1500 участников. Некоторые туроператоры также занимаются деловым туризмом: «Интурист», «Библио Глобус», «Капитал Тур», «Инна Тур», Sodis Travel Company.

В крупных компаниях деятельность MICE-подразделения разделена между несколькими отделами: отдел деловых поездок, отдел бронирования, визовый центр, отдел корпоративных мероприятий (конференций, семинаров), отдел конгрессно-выставочных и массовых мероприятий.

Минусы:

• напряженный ритм работы, иногда в авральном режиме
• постоянные командировки
• одновременная работа с большим количеством разных людей и компаний
• возможные сбои в координации их работы
• возможное недовольство клиентов результатами работы.

Обучение на менеджера по деловому туризму

Опыт компании

Более 10 лет агентство «Zelenski Corporate Travel Solutions» оказывает полный спектр услуг по организации MICE:

• мероприятия, поднимающие командный дух;
• корпоративные вечера, банкеты, праздники и другие торжественные события на территории России и за ее пределами;
• обучающие тренинги, семинары и презентации;
• инсентив-поездки.

Наша компания – постоянный участник выставки «Moscow International Mice Forum» (Московская выставка делового и инсентив-туризма). Мы в курсе последних тенденций в организации корпоративных мероприятий и готовы подготовить тур, учитывая любые пожелания клиента. Разрабатываем идею и программу ивента, организуем художественное оформление помещений и спецэффекты (по желанию клиента).

Организация деловых мероприятий подразумевает следующие этапы:

1. Составить и согласовать с заказчиком бриф, чтобы избежать недопонимания в техническом задании. Для клиента разрабатывается предложение, в котором указываются все необходимые работы и их стоимость. После согласования предложения можно приступать непосредственно к планированию.
2. Спланировать программу мероприятия. Как правило, деловая часть занимает большую часть времени, культурная же (если она есть) дополняет деловую. Для того, чтобы участники могли расслабиться и отдохнуть, между семинарами можно вставить фуршеты или небольшую развлекательную программу – все зависит от тематики мероприятия.
3. Продумать перемещение и размещение участников. Необходимо будет забронировать номера в отелях и транспорт для тех, кто будет нуждаться в этом. Чтобы участники из одной и той же компании размещались вместе, иногда приходится потратить много времени на поиски – особенно если заниматься этим «в последний момент», чего делать не рекомендуется.
4. Согласовать программу сопутствующих мероприятий, например, выступление приглашенного гостя или торжественную церемонию.
5. Если конференция международная – решить визовые вопросы и сделать так, чтобы все участники могли добраться до нужного места без проблем. Оформление и получение виз должно проходить под строгим контролем. Неявка кого-либо из участников по причине отсутствия визы может повлечь за собой существенные изменения в программе конференции. Каждый приглашенный должен знать, к кому он может обратиться в случае трудностей с визой.
6. Согласовать между собой различные сервисные услуги, убедиться, что их исполнители не будут мешать друг другу. К таким услугам можно отнести трансфер, кейтеринг, украшение зала, уборку перед мероприятием и после него, услуги промоутеров и администраторов и другое.
7. Убедиться, что по прибытию участников будет проконтролировано их размещение в отелях, чтобы гостям были предоставлены максимальные удобства.
8. Установить все необходимое для конференции оборудование – мониторы, проекторы, маркерные доски, микрофоны и другое. Проверить его исправность и удобство размещения и пользования.
9. Проконтролировать деловую и развлекательную программу, проследить, чтобы всем достались раздаточные материалы на семинаре и бутерброды на фуршете.

Агентство «CLEVER marketing» возьмет на себя все эти заботы о вашем деловом туризме. Для начала работы нужно будет только позвонить нам и проконсультироваться с нашим специалистом.

Плюсы:

• высокая востребованность на рынке труда
• высокий уровень оплаты труда
• постоянный профессиональный и личностный рост.

Подробнее о mice мероприятиях

Деловой туризм любой категории подразумевает краткосрочный или долговременный выезд за пределы домашней локации – в другую страну, край, область, город. ГК Аэроклуб настоятельно рекомендует на время отсутствия в домашнем регионе воспользоваться предложениями страхования гражданской ответственности

• страхование путешественников
• их личного имущества
• добровольное медицинское страхование всех участников MICE туризма
• от непредвиденных ситуаций
• страховка от невыезда
• другие виды страховых случаев на время путешествия в формате MICE

Профессия: mice-менеджер

MICE-менеджер — Менеджер по деловому туризму — Менеджер по организации деловых встреч, поездок и корпоративных мероприятий

MICE-менеджер – это организатор деловых поездок в индустрии туризма. MICE-подразделения могут быть как составной частью отдела делового туризма в туристических компаниях, так и отдельной фирмой, организующей выездные деловые встречи и корпоративные мероприятия.

Аббревиатура MICE образована от заглавных букв английских слов, которые являются элементами пакета услуг корпоративных клиентов по деловым поездкам: Meeting — встреча Incentives — событие Corporate (или Conference) — корпоративное мероприятие: конференции, тренинги, тим-билдинг Events — мероприятия.

MICE в современном мире — интенсивно развивающееся и чрезвычайно востребованное направление делового туризма.

В России деловой туризм как сфера деятельности сформировался недавно, в конце 90-х годов и продолжает стремительно развиваться. Высокие стандарты профессии установлены зарубежными компаниями, в которых сервис в области «business travel» — «делового туризма» отработан годами.

MICE-менеджер или менеджер по деловым встречам и поездкам — это, как правило, опытный менеджер по туризму, хорошо ориентирующийся в нескольких направлениях или по всему миру, в обязанности которого входит организация поездок и мероприятий для больших групп (от 100 до 1000 человек).

Основные запросы бизнес-туриста, которые должен обеспечить MICE-менеджер:

1. Оптимальное время вылета и прибытия, удобные стыковки авиарейсов без потерь драгоценного времени. Например, сегодня бизнесмену необходимо попасть на выставку в Шанхай, завтра — в лондонский офис, а послезавтра — на конференцию в Чикаго. При этом он не должен потерять понапрасну ни минуты рабочего времени.

2. Возможность менять дату или время вылета без штрафов на случай, если деловые переговоры затягиваются, что бывает довольно часто.

3. Высокоскоростной и бесперебойный интернет в номере, возможность круглосуточно пользоваться услугами бизнес-центра непосредственно в отеле.

4. Близкое расположение отелей с современно оборудованными конференц-залами к аэропортам с целью экономии времени и средств на трансферах при проведении массовых мероприятий.

5. Возможность пользоваться прачечной, химчисткой, парикмахерской, спортзалом в пределах отеля, чтобы выглядеть презентабельно.

6. Обеспечить расчет оптимального бюджета поездки.

Исходя из требований заказчика формируется функционал MICE-менеджера:

• оперативная разработка и расчет предложений для корпоративного клиента;
• разработка плана деловой и культурной программ;
• анализ и переговоры с ключевыми партнерами;
• организация деловых и мотивационных мероприятий;
• консультации по визовым вопросам, контроль за оформлением и получением визы;
• бронирование отелей, трансферов, гидов;
• бронирование и выписка авиабилетов, страховых полисов;
• ведение деловой переписки с клиентами и партнерами на иностранном языке;
• контроль за взаимодействием между поставщиками сервисных услуг;
• ведение первичной бухгалтерии по каждому клиенту, контроль за своевременной оплатой счетов;
• выезд и контроль на месте организации трансферов, размещения, работы оборудования для конференций;
• решение всех проблемных ситуаций клиента на месте;
• в особых случаях участие в организации вечерних программ и банкетов.

Иногда приходится совмещать в работе и функции PR-менеджера, вести работу со СМИ.

В компаниях MICE-менеджеры разделяются по направлению работ: зарубежные страны, Россия и страны СНГ. При специализации на определенном направлении необходимо знание разговорного национального языка по этому направлению. Для менеджеров по зарубежью знание английского языка обязательно, поскольку мир бизнеса англоязычен. Знание других иностранных языков дает конкурентное преимущество в работе.

Плюсы:

• высокая востребованность на рынке труда
• высокий уровень оплаты труда
• постоянный профессиональный и личностный рост.

Минусы:

• напряженный ритм работы, иногда в авральном режиме
• постоянные командировки
• одновременная работа с большим количеством разных людей и компаний
• возможные сбои в координации их работы
• возможное недовольство клиентов результатами работы.

Свести баланс

Когда несколько лет назад грянул кризис, в первую очередь компании сократили издержки на корпоративы и MICE-мероприятия. Очень скоро стало понятно, что без них, можно прекрасно обойтись, а если уж очень приспичило, поручить организацию не агентству, а личному помощнику или эйчару. Попробуем выяснить, какой подход к организации и проведению «выездов» более экономичен.

Современные тенденции в развитии mice-услуг

Сегодня организация делового туризма становится более демократичной. В процесс координации действия вовлечены практически все участники. Кроме того, у организаторов есть возможности быстрой коммуникации и доступности информации, что позволяет планировать мероприятия более тщательно и в более сжатые сроки. Информация обо всех участниках может быть расширена благодаря социальным сетям.

Уникальность и необычность – вот то, на что есть спрос в современных MICE-услугах. Кроме того, креативность помогает и в другом. Финансовая ситуация в России и мире не позволяет выделять большие бюджеты на деловой туризм, но, тем не менее, требования заказчиков остаются высокими.

И существует необходимость спланировать мероприятия так, чтобы уложиться в минимальный бюджет, но при этом не жертвовать качеством. Здесь и важен творческий подход, который есть у event-менеджеров компании «CLEVER marketing». С нами вы можете быть уверены, что MICE-кампания пройдет именно так, как вы хотели.

Ступени карьеры и перспективы

В сфере MICE-менеджмента сделать карьеру может опытный работник из массового туризма. Вследствие того, что отрасль развивается стремительно, карьеру в этой сфере можно сделать также быстро: за 3-4 года от простого специалиста до топ-менеджера. Это неплохая стартовая площадка и отличная школа для начинающих бизнесменов.