Как правильно заполнить пко
Форма ПКО утверждена Постановлением Комитета статистики от 18.08.1998 № 88 с изменениями и дополнениями. В Постановлении бланку присвоен номер КО – 1. Следует отметить, что ПКО состоит из 2-х частей: квитанция и сам ордер. Квитанция – это отрывная часть ордера, которая выдается лицу, вносящему наличные.
Главное требование: не допускается внесение исправлений, зачеркиваний и подчисток.
Рассмотрим в таблице более подробно какие реквизиты содержит бланк и на что необходимо обратить внимание осуществляя оформление приходного кассового ордера.
| Наименование строки, ячейки бланка | Какие реквизиты необходимо указывать | Частые ошибки |
| Организация | Указывается полное название предприятия, фирмы, компании | Сокращение названия |
| Структурное подразделение | Вписывается только в случае наличия подразделения или филиала предприятия | Не проставляется прочерк (в случае если нет филиала) |
| Номер документа и дата | Дата и номер должен соответствовать журналу регистрации | Не проводится регистрация документа |
| Дебет | Указывается номер бухгалтерского счета | |
| Кредит | Указывается номер бухгалтерского счета | |
| Сумма | Вписывается цифровое значение | Не проставляется разделитель целой части от копеек |
| Код назначения | Код целевой, согласно применяемого на предприятии. Может не указываться | |
| Принято от | ФИО вносящего средства | Используется сокращение имени и отчества |
| Основание | Содержание операции. Пример, внесение неиспользованного аванса на командировку | Не указывается |
| Сумма (прописью) | Вписывается сумма буквами | В оставшемся пустом месте строки не ставится прочерк |
| В т.ч. | указывается размер НДС, при отсутствии делается надпись «без налога (НДС); | Вместо надписи «без налога» ставится прочерк |
| Приложение | Заполняется при наличии первичных документов | Не указываются даты и номера документов |
| Раздел подписей | Место для подписей: гл. бухгалтера, кассира, в случае отсутствия подписывается ИП | Не указывается расшифровка данных подписавшего, а именно ФИО |
| М.П. (штампа) | Место для штампа кассира | |
| Линия отреза | Место отрыва ордера от квитанции | Квитанция не отрывается и храниться в кассовом узле, а должна быть выдана лицу, вносившему средства. |
Образец правильного заполнения ПКО (пример)
Печать (штамп) проставляется кассиром только на квитанции. На самом ПКО не предусмотрено проставление оттиска печати.
Организация процесса хранения ПКО, как бланка строгой отчетности на предприятии является обязанностью непосредственно руководителя. Срок хранения также определятся руководителем, но он не может быть менее 5 лет.
Правила заполнения
Учетная книга представляет собой набор типовых листов, которые формируются из ордеров. Заполненный ПКО И РКО отправляется именно сюда, скрепляется в бумажной форме или копируется в электронной. Также в книге присутствует таблица, в которой прописаны все поступления и расходы на протяжении всего отчетного периода, равного календарному году. На основе таблицы можно не только подводить итоги отчетности, но и проводить своего рода финансовый анализ.
Первой же страницей документации является по традиции титульный лист. Он состоит из:
- Полного наименования юридического лица, на основании которого заполняется книга.
- ОКПО – Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
- Названия подразделения, филиала или отдела. Зачастую отчетность ведется не по всей компании в целом, а по ее структурному подразделению. В этом случае также полностью прописывается его название и номер. Если же отчетность идет по всему предприятию, тогда строку можно смело пропускать.
- Дата. Примечательно то, что в этом пункте достаточно приписать только год. Ведь по правилам книга открывается в начале отчетного периода. А сведения перестают вноситься в его конце. Значит, никаких конкретных дат указывать не нужно, только год.
- Имя и инициалы лица, которое ведет данную книгу. И это может быть только один человек, но эти полномочия допустимо без ущерба делегировать.
Мы знаем, что ПКО и РКО оформляют на основании поступления или расхода денежных средств. Соответственно, главным лицом, которое имеет отношение к сбору подобного рода ведомостей, является главный бухгалтер. Именно он по регламенту обязан вести книгу учета.
Но на практике почти во всех случаях он делегирует полномочия помощнику или иным сотрудникам на основании юридической доверенности или просто приказа руководителя. Таким образом у специалиста высвобождается рабочее время, которое он способен эффективно использовать для блага компании. А рутинные моменты переводятся на других работников.
Приходный кассовый ордер
Для оформления операции по приходу наличных денежных средств в конфигурации «Бюджет.kz» используется документ Приходный кассовый ордер, который можно открыть через меню «Банк и касса».
Вне зависимости от выбранного вида операции, в документе необходимо заполнить следующие реквизиты:
- номер – номер приходного кассового ордера;
- дата – дата поступления наличных денежных средств;
- источник финансирования – источник, из которого поступили денежные средства;
- программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
- код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
- специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета). Этот реквизит необходимо заполнить вне зависимости от выбранного источника финансирования;
- статья ДДС – статья движения денежных средств используется для ведения аналитического учета на счетах учета денежных средств;
- касса – касса организации;
- счёт кассы – счёт бюджетного плана счетов, на котором учитываются наличные денежные средства (счет 1010 «Денежные средства в кассе»);
- сумма – сумма документа.
Вид документа может меняться в зависимости от вида операции, поэтому при вводе нового документа (если в настройках пользователя не установлен признак «Выбирать вид операции при создании документов») необходимо сначала выбрать нужный вид операции из списка. Рассмотрим каждый из видов операций:
- Оплата от покупателя – данный вид операции позволяет зарегистрировать поступление денежных средств от покупателя, а ему нужно отдавать чек. Как правило, такая операция может иметь место в том случае, если государственное учреждение оказывает платные услуги. Необходимо заметить, что выбор вида операции «Оплата от покупателя» подразумевает, что при проведении документа будет сформирована проводка в кредит счета расчетов с покупателями. Если учреждение оказывает, например, разовые услуги физическим лицам и нет необходимости отражать эти операции в разрезе физических лиц в мемориальном ордере №6, то лучше воспользоваться видом операции «Доход от реализации платных услуг». Если выбран вид операции «Оплата от покупателя», то необходимо также заполнить реквизиты «Контрагент» (сторонняя организация, от которой поступили денежные средства), «Договор контрагента», «Счет расчетов». «Счет авансов». Под счетом расчетов следует понимать счета, использующиеся для учёта расчётов со сторонними организациями. Например, счет 1231 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»;
- Получение наличных денежных средств в банке – при получении наличных денежных средств в банке формируется проводка в дебет счета 1010 «Денежные средства в кассе», а также в кредит счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность». При выборе вида операции «Получение наличных денежных средств в банке» в документе «Приходный кассовый ордер» указывается банк и договор с банком. В табличной части документа указываются статьи бюджетной классификации, по которым будут получены денежные средства;
- Возврат денежных средств подотчётным лицом – этот вид операции целесообразно выбрать, если подотчетное лицо возвращает в кассу неизрасходованную сумму аванса, выданного на командировочные или хозяйственные расходы. В этом случае в документе необходимо заполнить реквизиты «Подотчётник» и «Статья ДДС». Помимо этих реквизитов в приходном кассовом ордере становится активной табличная часть, которая необходима для разбивки суммы документа по бюджетной классификации и видам задолженности подотчётных лиц. В частности, в табличной части должны быть заполнены реквизиты «Вид задолженности», «Источник финансирования», «Программа», «Код платных услуг», «Специфика», «Сумма». В качестве вида задолженности подотчётного лица можно выбрать одно из значений: «Приобретение активов», «Оплата поставщикам», «Суточные», «Суточные сверх нормы», «Расходы по найму жилья», «Расходы на проезд», «Прочие». Реквизиты «Источник финансирования», «Программа», «Код платных услуг», «Специфика» предназначены для ввода полной информации о статье бюджетной классификации;
- Возврат денежных средств работником – данный вид операции предполагает возврат денежных средств, выданных не подотчетному лицу, а сотруднику учреждения. В частности, эта операция может быть использована при возврате в кассу излишне выплаченной зарплаты. В шапке документа при этом заполняются реквизиты «Работник» и «Статья ДДС». Поскольку возврат может быть сделан по нескольким статьям бюджетной классификации, в документе становится активной табличная часть, в которой заполняется информация касающаяся статей классификации расходов бюджета;
- Возврат ИЛ – данный вид операции предусматривает возврат в кассу сумм, удержанных по исполнительным листам;
- Поступление спонсорской помощи – данный вид операции используется при поступлении благотворительной и спонсорской помощи. В табличной части документа указываются статьи бюджетной классификации, по которым получены денежные средства. При проведении документа будет сформирована проводка в кредит счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность»;
- Поступление депозитных средств – данный вид операции используется при поступлении в кассу депозитных средств. В табличной части документа указываются статьи бюджетной классификации, по которым получены денежные средства. При проведении документа будет сформирована проводка в кредит счёта 3271 «Краткосрочная кредиторская задолженность по деньгам временного размещения»;
- Доход от реализации платных услуг – при выборе этого вида операции пользователю необходимо заполнить табличную часть с указанием статей бюджетной классификации, по которым получены денежные средства. При проведении документа будут сформированы проводки в кредит счета 1232 «Краткосрочная дебиторская задолженность по специальным видам платежей»;
- Прочий приход денежных средств – этот вид операции используется для регистрации нестандартных операций, не регламентированных вышеперечисленными видами операций. При этом заполняется реквизит «Счёт расчётов» и его аналитика.
Документ «Приходный кассовый ордер» имеет также дополнительную закладку «Печать», которая содержит следующие вспомогательные реквизиты для формирования печатной формы:
Документ Приходный кассовый ордер имеет типовые печатные формы №КО-1 Альбома форм на русском и казахском языках.
Сроки хранения приходного кассового ордера
Сроки, отведенные для содержания ПКО на хранении, как и для любой другой первичной документации бухгалтерии и платежных документов, основаны на приказе Минкультуры РФ и составляют 5 лет после завершения отчетного года. Более того, организация должна взять на себя ответственность по надлежащему хранению документации в течение этого периода.
Важно! При ликвидации организации срок хранения остается неизменным. Даже если фактически юридическое лицо больше не существует, уничтожать бумаги нельзя. Для этого комиссия по ликвидации передает документы в государственный архив, где и будет осуществляться хранение до определенного срока.
Приходный кассовый ордер — важный документ при получении денег предприятием. Его заполнение должно происходить без ошибок и помарок. Сегодня в интернете предоставляется множество возможностей, позволяющих оформить ПКО онлайн через специальные сервисы.
Учетная книга
Книга учета – это совокупность документации, фиксирующая все перемещения денежных средств внутри и за пределами предприятия. Ведение книги – легкий способ объединить всю информацию в условиях одной формы. В отличие от предыдущего журнала – это более общее понятие. Можно сказать, что журнал входит в состав книги, и он не обязателен. А вот учетная книга понадобится в любом случае.
Мы уяснили, какие операции оформляются при помощи ПКО, РКО. Но не только они выступают в форме наполнения для этого отчетного документа. Сюда также относятся и кассовые чеки, расходная документация.
Контроль операций, которые осуществляются для внесения новых финансовых средств на счет компании или, напротив, управляют оттоком – это важный момент для любой компании. Без такой формы отчетности невозможно вести нормальную хозяйственную деятельность.
МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться услугами торгового эквайринга. Принимайте оплату за товары и услуги по банковским картам.
Штрафы в случае ненадлежащего хранения или утери журнала
Ответственным лицом является главный бухгалтер. Но вместо него приказом руководителя также может быть назначен и любой другой сотрудник бухгалтерии. Уполномоченный работник несет личную материальную ответственность. Этот аспект фиксируется специальным актом, договором, заключаемым между ним и организацией.
Ответственный сотрудник также обязан обеспечить надлежащие условия хранения журнала. Заполнение, ведение приходных и расходных кассовых ордеров – это обязанность других персон: кассиров, руководителя, также сотрудников бухгалтерии. Ответственный за учетную книгу редко лично заполняет РКО и ПКО.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2022 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичную документацию нужно минимум пять лет. Плюс, если возникает любая конфликтная ситуация, регулируемая в порядке судопроизводства, то на момент открытого дела документ также должен храниться, даже если срок в 5 лет уже прошел.
За утерю или изменение данных назначается штраф: отдельно для ответственного лица и для всей организации в целом. Если сотрудник будет обязан уплатить всего 5 или 6 тысяч рублей, то компании придется выплатить 40-50 тысяч.
МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться удобной системой банковского обслуживания. Управляйте бизнесом из любой точки мира. Безопасный доступ к Вашим счетам всегда в кармане.
Заключение
Поскольку оформление ПКО И РКО часто ложится на плечи младших сотрудников, а не только руководителя или главного бухгалтера, знакомиться с формуляром лучше всем, кто теоретически будет его составлять. Особенно это касается кассиров, которые зачастую оформляют подобные бумаги сотнями за день.
Также важно корректно выбрать ответственное лицо, которое будет заниматься ведением журнала. Ведь в случае допущения ошибки возникнут серьезные трудности с ФНС. А значит, это должен быть обязательный и внимательный человек, который успел себя зарекомендовать с лучшей стороны.
Чтобы нивелировать риски, а также исключить все проблемы с этой сферой документооборота, Вы можете воспользоваться услугами МОРСКОГО БАНКА.
Это:
- весь спектр услуг;
- документарный аккредитив;
- ведение счетов;
- кассовое обслуживание;
- составление документации;
- переводы при отсутствии открытых счетов.
Ознакомиться с тарифами на расчетно-кассовое обслуживание можно по ссылке.
https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM
Расходный кассовый ордер
