Что такое виртуальная АТС » Для чего нужна и как работает

Почему виртуальные атс лучше аналоговых?

Виртуальная АТС, виртуальный номер, интернет-телефония – те, кто долгие годы пользуются стационарной АТС, не всегда четко понимают смысл этих терминов. Кажется, что виртуальное – это что-то дорогостоящее, сложное, непонятное, требующее технических знаний.

Традиционные железная АТС – это целый комплекс дорогостоящего, сложного в установке и требующего постоянного обслуживания оборудования. Для размещения такой АТС нужно отдельное помещение, а для поддержания ее работоспособности необходим технический персонал.

Но главный минус аналоговых АТС, который делает их малопригодными для применения в современных условиях, – это их сложность их переконфигурации под текущие потребности компании. Даже, чтобы выполнить такую простую задачу, как увеличение увеличения количества номеров внутренних абонентов, нужно покупать модули расширения или полностью новую АТС. Функциональные возможности таких АТС строго ограничены изначальными параметрами конкретной модели.

Для современного бизнеса такие громоздкие решения совершенно неприемлемы, поэтому IP-телефония стремительно вытесняет аналоговые АТС. Облачные сервисы отличаются гибкостью, легко масштабируются и их можно быстро подстроить под текущие бизнес-задачи.

Сравним все составляющие подключения облачной и стационарной телефонии, а также детально рассмотрим преимущества виртуальной АТС.

Вступление

Пришло время познакомиться с еще одной персоной в компании клиента — руководителем
колл-центра (или кратко РКЦ). Он еще меньше, чем РОП, связан с рекламой, маркетингом,
не связан с продажами и допродажей услуг, но его деятельность направлена на последний этап
воронки — Сохранение клиента, когда тот стал действующим.

При выполнении этой глобальной задачи ему приходится сталкиваться со следующими
вопросами:

• Как распределить звонки между сотрудниками, чтобы максимально сократить время ответа?
• Как организовать равномерную «загрузку» звонками сотрудников?
• На чьи звонки отвечать сначала: потенциальных клиентов или уже действующих? И надо ли
  их делить?
• Что делать с пропущенными звонками? Как не забыть о них и перезвонить быстрее?
• Как оценить качество разговоров? Можно ли отфильтровать звонки с «негативом» клиентов
  для
  разбора с сотрудниками? Если да, то как?
• Если сотрудники работают по скрипту — как отслеживать его соблюдение? (где-то мы уже
  встречались с этим вопросом, помнишь?)

Для ответа на все эти вопросы мы предлагаем следующий продукт CoMagic — Виртуальную АТС,
в комбинации с различными опциями.

С помощью виртуальной АТС (ВАТС) можно настроить максимально подходящий для колл-центра
сценарий обработки входящих звонков, который позволит сократить время ответа.

Также ВАТС поможет разделить поток звонков от потенциальных и действующих клиентов (если это
необходимо). Если мы говорим о больших колл-центрах, которые работают с многими регионами
нашей страны, то ВАТС сможет автоматически распределить звонки в зависимости от региона
абонента в соответствующий отдел или группу колл-центра.

Автоматизировать процесс обработки пропущенных звонков позволит дополнительный компонент —
Автоперезвон по пропущенным, он исключит человеческий фактор и самостоятельно соединит
абонента, который не дозвонился с первым освободившимся сотрудником.

Для оценки качества звонков РКЦ может использовать ручное (сотрудниками) и автоматическое
тегирование, отчет Расшифровка звонков с поиском по ключевым словам или Чек-листы для
проверки соблюдения скрипта.

Еще оценку оператору может выставлять непосредственно абонент и для этого в ВАТС есть
специальная настройка.

У виртуальной АТС CoMagic огромный функционал и (почти) миллион возможностей гибких
настроек. Подробнее разобраться во всех нюансах тебе поможет этот курс.

Сейчас будет небольшое нелирическое отступление. Мы (компания ООО «НОВОСИСТЕМ»)
лицензированный оператор связи. Эту информацию обязательно произносить с гордостью
и максимально важным лицом 😊

Если серьезно, давай разберемся, что это значит в принципе и что это значит для нашего
клиента.

Оператор связи — это значит, что у нас есть лицензия на предоставление таких услуг (все
честно, открыто и официально подтверждено).

Опыт работы на рынке телекоммуникации (страшно подумать) с 1999 года. Мы стабильно входим
в ТОП-3 российского рынка виртуальной телефонии. На рынке услуг мы представлены двумя
брендами: CoMagic — сервис коллтрекинга и сквозной аналитики и UIS — телефония для
бизнеса.

Показатель доступности нашей сети — 99,97%, это значит, что из 10000 звонков в нашу сеть
по каким-то причинам не дойдут всего (!) 3 штуки. Такой процент достигается за счет прямых
«стыков», т.е. соединения, с крупнейшими российскими операторами связи: Ростелекомом, МТС,
Вымпелкомом, ТТК, Эр-Телеком и др.

Мы осуществляем поддержку работы телефонии 7 дней в неделю, 24 часа в сутки.

У нас есть собственная номерная емкость (более 70000 номеров), плюс есть номера, которые
мы предоставляем совместно с другими провайдерами в рамках нашего личного кабинета.

Вышеперечисленное в принципе — достаточный аргумент для любого клиента, но дополним:

• Мы гарантируем качество связи (при использовании исправного оборудования и качественного
  интернета);
• Мы гарантируем и отвечаем за «чистоту» номеров (это значит, что клиенту никогда
  не будет
  предложен номер, который вчера использовался другим клиентом);
• Мы предоставляем всю информацию о звонках в режиме реального времени;
• Мы несем ответственность за корректное прохождение звонка от абонента до клиента;
• Мы самостоятельно и оперативно решаем возникающие проблемы на стороне «другого»
  провайдера
  (если звонок не проходит через нас куда-то, мы свяжемся с провайдером и решим этот
  вопрос).

Услуги связи — наша прямая деятельность, и мы не просто продаем клиентам наши номера,
но и разрабатываем очень большую по возможностям технологию управления телефонией —
виртуальную АТС.

Пожалуй всё, давай приступим к виртуальной АТС 🙂

Виртуальная атс и crm: плюсы совместной работы

ВАТС даст гораздо больше эффекта, если будет работать в связке с CRM. Почти все CRM-системы имеют API, при помощи которого их можно подключить к сторонним сервисам и приложениям, в том числе и к IP-телефонии. Что это дает?

1. Звонки напрямую из CRM в один клик. Когда менеджер должен позвонить клиенту, он просто нажимает на номер его телефона в любом модуле системы: в карточке клиента, в таблице, в разделе звонков. Казалось бы, скопировать номер в программу для звонков или найти соответствующего абонента в смартфоне тоже недолго, но если нужно сделать это 50 или 150 раз за день, то в сумме наберется пара часов, потраченных впустую.

2. Сбор и сортировка записей звонков. CRM хранит записи всех звонков. Чтобы найти нужный разговор с клиентом, достаточно зайти в его карточку. Это очень удобно, если нужно вернуться назад и переслушать конкретный диалог с покупателем. А кроме того, позволяет руководителю оценить работу менеджера, послушав его разговоры с клиентами.

3. Детальная аналитика звонков. Не во всех CRM-системах есть аналитика по звонкам, однако если есть, то открываются огромные возможности для анализа и контроля работы сотрудников. Например, в S2 CRM можно выбрать период, клиента, менеджера, который с ним работал, и сразу увидеть, сколько минут длились переговоры, какова общая сумма сделок и количество успешных звонков каждого продавца.

Можно поставить цели менеджерам. Например, открывать 10 новых заявок в день, выполняя холодные звонки. И потом все это можно отслеживать в реальном времени на наглядных отчетах и диаграммах. Это позволяет быстро вычислить лентяев и замотивировать сотрудников на выполнение плана.

Возможности виртуальной атс — 8800 ассоциация: ip — телефония, виртуальная атс, номера 8800

Запуск и поддержка телефонии

Офисная АТС:

Организация, настройка, поддержка – все это требует участия технических специалистов. Работу которых, опять же, нужно оплачивать. При этом для каждой перенастройки оборудования нужно составлять техническое задание, закладывать время на тестирование и отладку. В итоге только стартовый запуск офисной АТС может занять 1–2 недели.

Виртуальная АТС:

Запуск и настройка виртуальной телефонии занимает считанные часы. Условно говоря, вы утром покупаете тариф, а уже в обед пользуетесь ВАТС в полном объеме.

Как расшифровывается ватс? значения аббревиатур и сокращений на сайте

Масштабируемость

В отличие от аналоговых АТС облачные решения дают возможность подключения неограниченного количества абонентов, а все номера являются многоканальными. В базу ВАТС можно легко вносить необходимые вам изменения: добавлять и убирать из нее абонентов, выстраивать офисную структуру в соответствии с текущими потребностями бизнеса или кадровыми перестановками и пр.

Облачная АТС позволит вам объединить в единую сеть все филиалы компании и удаленных сотрудников, независимо от того, в какой точке мира они находятся. Для осуществления и приема звонков нужно только подключение к интернету. Сотрудники смогут оставаться на связи, находясь дома или в командировке, а компания сможет менять физические адреса, сохраняя знакомый клиентам и партнерам номер телефона.

Получение отчетов

Офисная АТС:

Для выгрузки данных придется обратиться к техническому сотруднику.

Виртуальная АТС:

Вся отчетность по входящим и исходящим звонкам в любой момент доступна в личном кабинете пользователя.

Преимущества ватс

• создание полноценной АТС без покупки дорогостоящего оборудования;
• отсутствие географической привязки;
• возможность интеграции с сайтом;
• бесплатная внутрикорпоративная связь;
• низкие тарифы на междугородние и международные звонки;
• выбор номеров любого формата;
• возможность привлечения удаленных сотрудников;
• большой выбор дополнительных бизнес-функций.

С помощью ВАТС можно сформировать единое пространство для общения всех сотрудников и подразделений компании с одной системой администрирования и номерным планом. А многочисленные опции, которые можно подключить к ВАТС позволят улучшить управляемость бизнес-процессов.

Вы будете собирать максимум информации о клиентах, получите статистику по продажам, сможете анализировать качество работы сотрудников и эффективность рекламы. Все эти данные позволят лучше выстраивать рабочие процессы, рациональней распределять финансовые и кадровые ресурсы компании.

Расходы предприятия

Различия между офисной и виртуальной АТС проявляются уже на стадии инвестиций в телефонию. Возьмем базовые вложения – без учета стоимости связи, покупки SIP-телефонов и гарнитуры. Усредненные цены таковы:

Стационарная АТС:

• Сервер для подключения с возможностью расширения – около 50 000 рублей.
• Устройства бесперебойного питания на случай отключения электроэнергии – около 10 000 рублей.
• Транспортировка оборудования – около 600 рублей.
• Установка и настройка – около 20 000 рублей.

В сумме получаем расходы порядка 80 000 рублей. И это только на старте. С учетом дальнейших закупок модулей расширения и перенастройки АТС набегает еще около 15 000 рублей.

Виртуальная АТС:

ВАТС – это облачное решение. Организация платит только за тариф и подключаемые функции. Все необходимое оборудование находится на стороне провайдера. Нет нужды снимать отдельное помещение, нанимать технических специалистов, закладывать в бюджет расходы на перенастройку. Вы выбираете тариф, вносите абонентскую плату – в среднем 1500 в месяц – и пользуетесь всеми возможностями ВАТС.

Стоимость виртуальной атс

Услуги IP-телефонии предоставляют специализированные компании и крупные операторы связи. По дан­ным компании «ТМТ Кон­салтин­г», лидерами рынка являются «Манго Телеком», «Ростелеком», МТТ, UISСom.

Техническое обслуживание

Офисная АТС:

Для стационарной АТС нужно проложить кабельную сеть, подключить ее к серверу и VoIP-шлюзам. При этом нужно заранее закупить запасные модули. Ведь если выйдет из строя хотя бы одна ключевая деталь, предприятие окажется без связи. При этом технический сотрудник должен постоянно мониторить работоспособность системы и оперативно вносить исправления – в случае программных ошибок или поломок.

Кроме того, офисная АТС – это устройство, чей набор функций изначально ограничен. Расширяете количество сотрудников кол-центра или отдела продаж? Придется установить дополнительные модули. А это значит – очередные затраты времени и денег.

Наконец, стационарная АТС – это прибор, у которого есть определенный срок службы. В среднем такое оборудование рассчитано на 6–7 лет работы. Следовательно, со временем придется обновлять всю аппаратную часть.

Виртуальная АТС:

Поскольку все физическое оборудование находится на стороне провайдера, он и отвечает за его обслуживание и своевременное обновление. Настройка, поддержка, обновление софта – всем этим занимается поставщик услуг. При этом услуги уже включены в ежемесячную плату.

Функциональность

Среди представленных на рынке телекоммуникаций продуктов есть целые модульные системы, представляющие собой многопользовательские облачные платформы для управления офисной телефонией. Это не просто удобные и функциональные решения для организации связи, а комплексные продукты, позволяющие эффективней управлять бизнесом, повышать продажи и получать максимально детализированную аналитику по всем бизнес-процессам.

Среди наиболее распространенных бизнес-функций можно выделить следующие:

• интеграция с CRM;
• IVR;
• коллтрекинг;
• переадресация вызовов;
• запись разговоров;
• списки обзвона;
• обратный звонок;
• GSM-роуминг;
• автоматический обзвон;
• статистика по звонкам.

Есть ли минусы у ВАТС? Существенный – только один. Все данные о телефонном трафике находятся у провайдера. Для компаний, где конфиденциальность данных является приоритетной, подключение ВАТС может не стать альтернативой стационарной телефонии.