Административно-хозяйственная деятельность

Персонал офиса ахо что это? | 2022

Требования к квалификации начальника хозяйственного отдела

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

1. Начальник хозяйственного отдела относится к категории руководителей.

2. На должность начальника хозяйственного отдела принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

3. Начальник хозяйственного отдела принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Начальник хозяйственного отдела должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
• структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
• порядок ведения табельного учета;
• средства связи, вычислительной и организационной техники;
• порядок и сроки составления отчетности;
• средства механизации ручного труда;
• порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
• основы экономики, организации труда, производства и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности начальник хозяйственного отдела руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия начальника хозяйственного отдела (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Начальник хозяйственного отдела:

1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, учреждения, организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.

3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

4. Обеспечивает подразделения предприятия, учреждения, организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

7. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.

8. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных.

9. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

10. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня.

11. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

12. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.

13. Руководит работниками отдела.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

(профессиональный стандарт «специалист административно-хозяйственной деятельности»)

https://www.youtube.com/watch?v=yyhv94zKq_k

1. Общие положения

1.1. Для работы специалистом по административно-хозяйственному обеспечению принимается лицо, имеющее:1) среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;2) дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года).1.2.

Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен знать:1) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;2) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;3) правила деловой переписки;4) правила делового этикета;5) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;6) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;7) структуру организации;8) рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;9) принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;10) основы договорной работы;11) порядок заключения договоров;12) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;13) условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;14) порядок заключения договоров;15) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;16) санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;17) стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;18) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;19) правила складского учета;20) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;21) структуру и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;22) правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;23) порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;24) стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;25) правила проведения инвентаризации;26) порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;27) основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;28) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;29) стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;30) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);31) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);32) основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;33) базовые основы информатики;34) …………..1.3.

Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен уметь:1) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;2) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;3) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;4) использовать средства коммуникации;5) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;6) организовывать процедуру закупки товаров или услуг;7) составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;8) классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;9) вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;10) вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;12) оценивать состояние ТМЦ;13) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;14) оформлять первичные документы бухгалтерского учета;15) формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;16) применять правила проведения инвентаризации;17) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);18) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;19) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;20) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);21) работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;22) составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);23) ………….. (другие требования к необходимым умениям)1.4.

Специалист по административно-хозяйственному обеспечению в своей деятельности руководствуется:1) ………….. (наименование учредительного документа)2) Положением о ………….. (наименование структурного подразделения)3) настоящей должностной инструкцией;4)………….. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовыефункции по должности)1.5.

2. Трудовые функции

2.1. Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда:2.1.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.2.1.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.2.1.3.

Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.2.1.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда.2.1.5.

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению исполняет следующие обязанности:3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:1) осуществляет прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;2) определяет качественные и количественные потребности работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;3) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;4) подготавливает данные для выбора поставщика товаров и услуг;5) подготавливает план поставки по заявкам на товары и услуги;6) формирует заказ поставщику товаров и услуг;7) производит отправку заявки поставщику товаров и услуг;8) составляет сводные учетные и отчетные документы по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.3.1.2.

В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:1) проводит анализ рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;2) организует отбор поставщиков с применением конкурентных способов закупки;3) подготавливает документацию для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;4) сопровождает процедуру заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;5) осуществляет систематизацию и обобщение информации о заключенных договорах;6) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;7) ведет базу поставщиков товаров и услуг;8) проводит мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;9) проводит работу с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;10) составляет сводные учетные и отчетные документы о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.3.1.3.

В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:1) отслеживает сроки проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;2) контролирует соблюдение и исполнение условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;3) контролирует соблюдение условий предоставления первичной документации;4) осуществляет приемку поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;5) проверяет соответствие поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия;6) проводит оценку качества оказываемых услуг;7) оформляет принятые товары и услуги в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;8) оформляет отчетные документы в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;9) ведет работу с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;10) взаимодействует с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;11) осуществляет актуализацию базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.3.1.4.

В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:1) организует разгрузку и доставку товаров на места хранения;2) организует хранение ТМЦ;3) создает условия для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ;4) составляет базу складского учета;5) вносит в базу складского учета данные на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;6) определяет качественное состояние поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годность или негодность к использованию;7) ведет учет остатков хранящихся на складе ТМЦ;8) ведет учет движения ТМЦ;9) проверяет фактическое наличие ТМЦ;10) производит списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами;11) осуществляет подготовку к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;12) организует выдачу ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;13) контролирует расходование и использование ТМЦ;14) оформляет материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;15) представляет в бухгалтерию организации материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;16) проводит инвентаризацию ТМЦ;17) составляет сводные учетные и отчетные документы о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.3.1.5.

В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:1) проводит оценку технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;2) производит прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;3) определяет качественные и количественные затраты, необходимые в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;4) определяет целесообразность проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;5) оформляет техническое заключение о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;6) контролирует сроки гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;7) организует сервисное обслуживание или ремонт мебели, офисного и бытового оборудования;8) осуществляет приемку выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.3.1.6.

4. Права

4.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению имеет право:4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.4.1.3.

Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.4.1.5.

Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.) соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.4.1.7.

Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.4.2. ………….. (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению привлекается к ответственности:— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.5.2. ………….. (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

• 30 Января, 2022
• Руководства
• Юлия Абдулбарова

Компании обычно работают в каком-то специфическом сегменте, а основной штат их сотрудников занят достижением конкретных задач в рамках общей цели. Но при этом во всех крупных и средних организациях есть сотрудник или целый отдел, призванный обеспечить комфорт, безопасность трудящихся. Это АХО.